文件整理：归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题.docVIP

文件整理：归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题 　第一归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题 　１、归档文件：就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 　办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如说：请示与批复；在复文发出或收到后，在文书处理上就等于办理完毕；一份通知收到后，经过相关人员传阅后，也算办理完毕。办理完毕后就可以归档了，这就是体现了随办随归；调整了归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办事完毕的文件能够直接进入档案整理环节，”随办随归”从而使归档文件变成一项日常工作。 　２、归档文件整理： 　目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天我们主要介绍文件级整理方法。 　大家都知道，用传统方法立卷时”卷”是文件整理和保管的最小单位。 　文件级整理方法，就是将小档文件以”件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 　件的定义：件是指归档文件整理单位。 　文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序；即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、归档范围、排文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。