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浅谈高校档案管理信息数字化 档案信息化包括档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息的网络化，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。但由于我国信息化管理工作起步比较晚,基础设施建设相对比较落后，信息资源的开发和利用仍处于初始阶段。 一、概述 档案信息数字化建设是“一个高度整和的概念，是各种综合性的数字信息的完整集合”。它是指运用现代信息技术加强高校档案信息资源的收集、整理、开发、利用，它的建设过程是一个信息数字化建设的过程，同时也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础，以档案信息的资源为主导，以实现资源共享为目的，利用数字化手段，以网络化的方式为技术，将分散的电子档案信息资源进行连接，建立分布式数字信息系统。 高校作为人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，加强高校档案信息化建设，为高校的教学、科研、管理和决策提供优质信息服务，从而推动高校档案工作的现代化进程，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。 档案信息化要实现档案信息的数字化。档案信息数字化是信息化的核心，在档案信息化建设中，网络建设是条件、人才是保障、自动化和文档一体化是方向、数字化是信息化的核心和根本。无论是传统载体的纸质、声像档案，还是现代电子文件档案，其信息都是以计算机所能识别的数字化方式存在，利用各种先进的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息传输网络化、信息存储数字化、档案服务利用时空化。 二、高校档案信息数字化的必然性 档案信息化给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势。 1．高校校务办公透明化的需要 高校档案信息化管理是高校档案工作服务手段的需要。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息。高校档案信息管理信息网络化的实现，为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。 2．信息资源社会共享的需要 随着计算机的高速发展,人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实现档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化,形成区域性全国性的联机服务网络。 通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，这样为着校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。 3．学校办公管理效率提高的需要 在信息发达的当今社会，高校领导为了正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地开展工作,维护正常的教学、科研、工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的信息作为决策依据。 通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到计算机编目的方法上，建立科学的机读档案目录检索体系，实现了手工检索向计算机检索的过渡，从而大大提高了档案检索的效率对档案进行收集、储存、加工，使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。 高校档案管理信息网络化的建立，将实现档案信息的适时更新，快速解决档案信息的收