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EXCEL 的一些小技巧，你不一定知道！ ！（1） 2010 年 02 月 02 日 星期二 10:561 、Excel 圈注表格中 的无效数据：数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快 速找到表格中的无效数据，我们可以借用Excel 速找到表格中的无效数据，我们可以借用 Excel 中的数据有 效性和公式审核来实现。选中某列（如 B 列），单击 ［数据有 效性 ］对话框，切换到 ［设置 ］选项卡，输入符合条件的数据必 须满足的条件范围 （如“ =and（B1=60,B1 ”。）点击 ［工具］—［审 核］—［显示“审核”工具栏］，单击工具栏中的 ［圈释无效数据 ］按 钮，此时表格中的无效数据都被清清楚楚地圈注出来了。 2、隐藏表格中的出错信息：大家经常会发现表格在处理完 数据后出现一些类似“ #NAME ”等出错信息，既不方便打印 又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手工删除 显然是不现实的。解决方法是：打印时，打开 ［页面设置 ］对 话框，切换到 ［工作表 ］选项卡， 将“错误单元格打印为”选项设 置为“空白”或-“”就好了。计算时，可使用通用公式“ =IF ISERROR （公式） , ”” , 公式）”，也能使运算过程中出错单 元格填充为指定的字符或空白。 3、两个日期之间的天数、月数和年数：计算两个日 期” 1 995-5- 1 2”和” 20-016- 1 6”之间的天数、月数和年数可使用 ,其中和B1分面的公式：“ =DATEDIF( A 1 ,B 1 , ” ,其中和B1分 别表示开始日期和结束日期，d 别表示开始日期和结束日期， d”表示天数，换为” m”或” y ”就 可以计算两个日期相差的月数和年数了。 4、 4、Excel 中限制重复数据录入：在 Excel 中录入数据时，有 时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、 发票号码之类的数据。为了保证数据的唯一性，我们可以这 样做：选定目标单元格区域（这里假设为 A1 ： A10 ），依次 单击［数据 ］—［有效性 ］，打开 ［数据有效性 ］对话框，在 ［设置 ］ 选项卡中单击 ［允许 ］下拉列表，选择 ［自定义 ］，然后在 ［公式 ］ 中输入“ =COUNTIF（$H$1:$H$10,$H1）=1 ”，接着， 单击切换 到［出错警告 ］选项卡，在 ［样式 ］中选择 ［停止 ］，然后分别在 ［标 题］和［错误信息 ］中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单 击［确定 ］退出。此时，我们再在目标单元格录入数据时， Excel 就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时， Excel中会出现前面设置的错误提示信息。 Excel 中会出现前面设置的错误提示信息。 5、Excel 录入时自动切换输入法：在 Excel 单元格中，经常 遇到中英文交替输入的情况， 如 A 列输入中文而 B 列却输入 英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻 烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法，选 中需要输入中文的列， 执行菜单 ［数据］— ［有效性 ］，在［数据有 效性］中切换到 ［输入法模式 ］标签分页，在［模式 ］下拉列表中选 择［打开 ］，确定退出。接着选择需要输入英文的列，同样打 开［输入法模式 ］标签分页， 在［模式 ］下拉列表中选择 ［关闭（英 文模式） ］，确定后退出即可。 6、 Excel 中粘贴时避免覆盖 原有内容：在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容 将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？首 先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中 要粘贴的起始单元格， 按下“ Ctrl+Shift+ + ”组合在键弹，出的 ”组合键即可完全删除 Excel中的单元格。7 ”组合键即可完 全删除 Excel 中的单元格。 7、 Excel 中排出并列的名次： Excel 中排一个顺序递增 1 的 插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向， 单击“确定” 按钮就可以了。另外如果按下“ Ctrl+Shift+ 名次是很简单的，按关键字排序即可；在名次列的第一个单 元格内输入 1 ，第二个单元格内输入 2；选中这两个单元格， 在选框右下角的填充柄上双击即可。但这种名次，当有数据 并列时就不合理了。下面我们以某班学生总分名次为例（存 在大量总分相同的学生） ，介绍一下我平时用的排名次方法： 1）按总分“降序”排序；2）在“总分”字段右侧添加“名次”字段， 在“名次”字段第1 个单元格即 D2 中输入 1 ，在第 2 个单元格 即 D3 中输入下列公式： =IF(EXACT(C2,C3),D2,ROW(C3)-1) ，回车确认，剩下的单 元格用 D3 元格用 D3 单元自动填充即可； 3）选中 名次”列，