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SHAPE 工程档案管理作业指引 编号：SJJM-GC-ZY009 版号：A/0 页码：第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3页 工程档案管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 指引概况 目的 加强建设工程文件的归档整理工作,建立完整准确的工程档案,顺利通过档案验收和竣工验收,并保障后期物业管理和项目后评估的档案使用。 适用范围 适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。 定义 建设工程档案:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。 主导部门 项目管理部 部门 指引中承担职责 项目管理部 负责施工过程的建筑安装工程、装修工程文件档案管理； 负责代表建设单位收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 负责组织建筑安装工程、装修工程档案验收； 负责建筑安装工程、装修工程档案移交行政管理部； 配合行政管理部建筑安装工程、装修工程档案与城建档案馆的移交。 开发技术部 负责景观工程档案移交行政管理部； 配合行政管理部建筑安装工程、装修工程档案与城建档案馆移交。 行政管理部 负责对接城建档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行的监督、检查、指导； 负责建筑安装工程、装修工程及景观工程档案移交城建档案馆； 负责项目管理部撤消后的建筑安装工程、装修工程文件档案管理工作； 负责景观工程文件档案管理工作。 建筑安装工程、装修工程工作程序 建筑安装、装修工程施工过程项目管理部文件档案分类 2.1.1 AXX公司管理规范 工程管理控制文件一套 项目管理部职责及人员架构表 2.1.2 B册:合同文件 施工合同文件 监理合同文件 材料采购合同文件 合同登记汇总表 施工合同月报 2.1.3发文XX公司报告 发文:发合约造价部文 发文:发投资拓展部文 发文:发开发技术部文 收文:合约造价部来文 收文:投资拓展部来文 收文:开发技术部来文 2.1.4 D册:XX公司往来文件 《监理人员登记表》及证明资料 监理规划 监理细则 监理例会纪要 监理备忘录及专题报告 监理月报及审核意见 发监理单位文件 2.1.5 E册:与施工单位来往文件 施工组织设计 施工方案 工程联系单 报告及函件 2.1.6 F册:设计变更和施工任务单 设计变更 施工任务单 2.1.7 G册:计划管理 项目总体工程进度计划及评审记录 施工图纸交付计划 承包单位进场计划 甲供材料进场计划 资金使用计划 总进度计划(施工单位) 月计划(施工单位) 周计划(施工单位) 2.1.8 H册:作业指导书 工程管理指导书 技术交底记录 2.1.9 Ｉ册:材料设备管理 封样登记一览表 收(调)料单 设备调试验收记录 2.1.10 J册:进度款支付 工程进度款审批单 物资进度款审批单 扣款通知单 奖/罚款通知单(J4) 2.1.11 K册:会议纪XX公司工程检查例会纪要 现场工作协调会纪要 甲方召集专题会议纪要 项目管理部内部会议纪要 2.2项目管理部文件索引目录 2.2.1 项目管理部按2.1对文件进行分类,每个文件夹须有《文件卷目总索引表》、《文件卷索引表》、《文件目录表》此三级索引表,以便对归档文件进行检索； 2.2.2 《文件卷目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称,贴于文件夹外,以便于检索； 2.2.3 《文件卷索引表》列明本卷归档文件的分类及名目； 2.2.4 《文件目录表》作为质量记录、文件的最终目录,在文件归档时进行登录,须列明文件的编号、主题及归档时间。 2.3项目管理部文件夹标签 2.3.1文件须以文件夹分类存放,文件夹侧面以标签进行标识； 2.3.2标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号； 2.3.3各文件夹按卷目编号进行排放。 2.4项目管理部XX公司文件 2.4.1工程完工后在项目管理部撤消时,项目管理部需将上述十一册内容移交行政管理部档案馆。 2.5工程竣工后文件归档基本要求 2.5.1 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,项目管理部代表建设单位,XX公司相关部门应履行下列职责: 在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档； 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 项目管理部在组织工程竣工验收前,提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收； 2.5.2项目管理部负责督促勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交；