内部控制手册-14.4备品备件采购.doc

PAGE / NUMPAGES 备品备件采购管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 备品备件采购管理程序 人事管理规定 请采购审批层次。 职责分工 使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。 采购部：执行采购计划，签订采购合同。 授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同 财务部：支付采购货款，并入账等。 物流部：负责采购品验收、入库。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.4-CT1 确保备品备件采购数量合理 经营效率目标 2 14.4-CT2 确保采购到符合集团要求的备品备件 经营效率目标 3 14.4-CT3 杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为 经营效率目标 4 14.4-CT4 确保采购经过适当授权审批 经营效率目标 5 14.4-CT5 确保采购成本效率最优化 经营效率目标 6 14.4-CT6 确保采购价格合理 经营效率目标 7 14.4-CT7 确保及时取得发票 经营效率目标 8 14.4-CT8 确保货款支付得到适当审批 资产保全目标 9 14.4-CT9 确保及时收到采购备件 经营效率目标 10 14.4-CT10 确保接收的货符合订单要求 经营效率目标 11 14.4-CT11 确保采购过程进行了正确的账务处理 财务信息真实性目标 12 14.4-CT12 确保采购资料及时归档 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.4-R1 各部门未按实际要求提出备件请购单，导致采购数量超过实际需求，造成集团资源浪费 14.4-CT1 14.4-CA1 制造部按各自实际需求进行采购申请，填写备件请购单 预防型 备品备件采购管理程序 请购单 14.4-R2 备件请购单对备件要求不明确，导致备件不符合实际规格，造成集团经济损失 14.4-CT2 14.4-CA2 备件请购单必须明确备件的规格 预防型 备品备件采购管理程序 请购单 14.4-R3 采购计划的制定、审批、执行、验收等重要流程由一个人负责，导致舞弊风险，造成产品质次价高，采购人员收受回扣 14.4-CT3 14.4-CA3 采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人相互牵制 经办/审批/验收 预防型 备品备件采购管理程序 采购计划流程优化 √ √ √ 原材料-备品备件 14.4-R4 采购人员未执行定期轮岗制度，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失 14.4-CT3 14.4-CA4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告。 预防型 人事管理规定 诚信承诺书 √ √ √ 原材料-备品备件 14.4-R5 未具体明确各直属单位多少金额以上的备品备件采购需要向集团公司申报审批，导致备品备件采购权限设置不明确，造成直属单位备品备件采购管理混乱 14.4-CT4 14.4-CA5 对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级，超过一定金额的采购订单应报公司审批 预防型 备品备件采购管理程序 请购单审批表 √ 原材料-备品备件 14.4-R6 备品备件采购前未进行相关市场调查，未对零配件基本情况信息进行了解从而影响备品备件采购计划的制定 14.4-CT5 14.4-CA6 备品备件采购计划制定前应进行充分的备品备件市场调查，了解备品备件基本信息，合理预测市场变化趋势，形成书面报告并提交设备管理部审核，以便合理制定采购年、月度计划，避免备品备件库存短缺或积压 预防型 备品备件采购管理程序 市场调查报告 14.4-R7 未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本 14.4-CT6 14.4-CA7 备品备件采购计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成备品备件市场调查报告，提交