人事档案管理制度.pdf

人事档案管理制度 第一章、总则 第一条： 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、 规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务， 特制定本管理制度。 第二条： 人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部 分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了 解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条： 本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。 第二章、管理职责 第四条： 集团企业管理部人事档案管理的职责—— a 、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； c 、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d 、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作； e 、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。 第五条： 集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管 理程序、规范档案管理行为。 第六条： 各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人 事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。 第三章、人事档案内容 第七条 ：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理） ， 是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： a 、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等） ； b、考核、考察材料； c 、奖励及处分材料； d 、培训记录及外训协议等材料； e 、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料； f 、其他可供企业用人参考的资料。 第四章、档案编号管理 第八条 ：各子公司行政部门必须按照 OA管理系统中的员工编号 （即：工号）进行编号，每 100 个档案做一个标记，方便查找。 由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续） 。 第五章、人事档案的收集与整理 第九条 ：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位 / 待遇调整表、续 签合同等材料。 各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内 （试岗期结束），必须将新进员工 的人事档案收集、整理并进行归档。 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理 并进行归档。 第十条 ：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工 作。 1、新员工报到时 新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在 档案袋封面右上方书写上档案袋编号 （口取纸）、员工姓名、 性别。结束试岗期后的三个工作日之内， 将以下档案、证件和资料进行再次归档： ⑴ 《许昌怡通集团应聘人员求职表》 （必须要有面试评价表及审批人意见签署） ； ⑵ 身份证（双面都印在同一页上， A4 纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件； 2、员工办理正式入职手续时 员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： （1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》 （必须要有面试评价表及审批人意见签署） ； ⑵ 身份证（双面都印在同一页上， A4 纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件 3、员工办