会计档案管理程序.docx

德信诚会计档案管理程序 1总则 1?1为加强公司会计档案管理，更好地发挥会计档案的史实、证据作用，为公司经济工作服 务根据财政部有关规定，特制订本制度。 1?2会计档案是指会计凭证，会计帐册，会计报表等会计核算专业资料，具体归档内容见 《文件材料归档及保管期限的规定》。 3股份公司、分厂（分公司）、后勤部门（含职工医院、食堂）和工会等核算单位均适用 本制度。 2整理与移交归档 2.1财务部门应按照归档要求，负责将会计档案整理、立卷、装订成册。 1.1会计报表，归档前需进行整理，制包封面，装订成册。封面上需写明案卷名称、类 别、所属年、月和编号（注明本卷起讫页数）。 2. 1.2会计帐册，在归档前，经整理后加上牛皮纸封面，并贴上写明帐册名称、所属年 月、 记帐员姓名以及帐册起迄页数的标签。 2. 1. 3会计凭证, 2. 1. 3会计凭证, 在归档前经整理后包上封面，装订成册，做到整齐、牢 上进 行编号，逐项填妥有关内容。工资结算单的整理按月装订，标明年、月。 2.2当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门自行保管 1—3年，期满后 （一 般在二季度）按上述要求整理，由财务部门负责一式二份编造移交清单，一次性向档案室移 交。 档案室经清点无误后方能接收，并在移交清单上签注后，与财务部门各执一份。 2?3移交档案室保管的会计档案，必须符合会计档案立卷、装订要求，否则档案室有权拒 收。需重新整理直至符合要求后才可接收归档。 2. 4档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理 的，应同原办人员共同拆封整理，以分清责任。 3借阅与利用 3?1公司或外单位人员需查阅会计档案材料，对三年内由财务部门保管的档案，由兼职档 案员负责接待和查阅。对已归档案室的档案，则由档案室会计档案员负责接待和查阅。 3?2公司人员查阅会计档案，需持所在部门领导签证，并经财务部门负责人批准，外单位 查阅会计档案，需持单位介绍信，并注明查阅内容和利用目的，经财务部门负责人批准。 3?3查阅档案只限在阅档室进行。会计档案原件不外借，确因工作需要复制，须经财务部 门负责人批准。 4借阅人应切实负责所借档案材料安全，不得损坏、涂改、拆卷。 3?5案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否 损坏、遗缺情况，并在登记簿上签收注销。 4保管与鉴定销毁 4.1会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二种，具体内容内见《文件材 料 归档及保管期限的规定》。 4?2各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 3涉及到落实政策的凭证，其保管期限应从处理结束后的第一天算起，到期按规定销 毁。 4. 4会计档案保管期满需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部门，审计部门等 共同进行鉴泄，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司主管领导审查，报请上级主管 单位 批准后方能销毁。 4. 5对期满需销毁档案中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，由档案室保 管到结清债权债务时为止。 4?6会计档案的销毁必须到指定的地点进行，并由档案管理部门和财务部门，双方共同派 员监销。 4. 7监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，交 档案室保管。 4?8严格按“七防”要求，做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止泄密。