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档 案 管 理 实 施 细 则 档 案 管 理 实 施 细 则 档案管理工作细则 Last revision date: 13 December 2020. 目的 为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保 护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，制定本细则。 适用范围 本细则适用于股份公司和各分子公司在生产经营活动中直接形成的具有保存价值 的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证 件等形式的历史记录。 职责与权限 公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，财务部是档案管理的归口部 门，确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。 内容 4.1档案的分类 4.1.1按内容分:文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、 工程档案、设备仪器档案、合同档案等。 4.1.2按载体形式分:声像档案、实物档案、盘片档案等。 4. 2归档管理要求 4.2.1归档的文件材料必须完整，内容真实，准确系统地反映各项活动的历史过程；归 档的文件材料必须是原件，文字图表必须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件 资料上不得乱涂乱画。 4.2.2产品试制、设备、土建工程或其他技术项在任务完成或告一段落后，要将应 归档的文件材料组成保管单位，山项H负责人审定后向财务部归档； 4?2?3各项管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，将应归档的文件材料组成保 管单位，由职能部门负责人审定后，向财务部归档： 4.2.4凡本公司在管理生产各项活动中形成的照片、录音等，须三天内向财务部归档； 4. 2. 5在归档移交资料时，须履行移交手续并有移交目录单； 4?2?6人事档案按国家有关部门《关于人事档案的立卷规定》，随时归档。 4.2.7财务部的会计档案，设专（兼）职人员负责资料档案的管理工作。 4?2?8设备到货时，所在部门要指派专业人员参与开箱验收，1个工作日内随机文件资 料向财务部归档。 4?2?9工程建设项口，在项目竣工验收后，结算工程费用之前，山相关部门将应归档的 文件材料及技术资料整理立卷，移交财务部存档。 4. 2.10财务部应做好日常文件的预立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前将 上年度需归档的预立卷的文件整理成册，移交档案室，任何人不得据为己有。 4.2.11档案材料的归档应完整、准确、系统，立卷根据其特征，相互联系和保存价值 分类整理，保证齐全完整，正确反映部门主要工作情况，建立“文件登记薄”或 “立卷类目”，便于保管、查找、利用。 4. 3立卷整理规定 立卷应遵循文件材料的形式规律和特点，可按同一时间、同一发文单位、同一文件 4类型等特征组卷。保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 4 档案立卷的整理应以档案分类为主.立小卷.一事一卷C一个问题的请示、批复及其联系密切的來往文件不应分割.应组成一卷或连续组成数卷C 档案立卷的整理应以档案分类为主.立小卷.一事一卷C 一个问题的请示、批复及其联系密切的來往文件不应分割.应组成一卷或连续组成数卷C 文书档案于出年立前一年的卷?并预立F年的卷: 1：程档案立当年竣1：匚程卷，并将未竣匸匸程资料整理成册C 文件一般按年度分开立卷。报告.规定等按签发年；年度计划、总结、预算、决算按针对年：长远 规划按开始年：筝年总结按最后年：批转、批复按批转、请示、批复时间进行组卷 69柱内文件同一作者、同一问題、同一文种文件，按时间顺序排列; 6 9 正件在前，附件在后：印件在前，定稿在后;同一何题的文件?须区别不同情况依序排列.即批复在前.请示在后; 正件在前，附件在后：印件在前，定稿在后; 重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后.非诉讼案件的结论.决定、判决性文件在前.依据材 料在后O 不同年度的文件一般不得放在一起立卷.但跨年度的请示与批复，应放在批复年内立卷.未批复的 放在请示年内立卷： 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划放在第一年立卷，跨年度总结放在最后一年立 卷.案件文件放在结案年立卷： 卷内文件材料应按时间顺序排列，收文归档应公文处理笊在前?收文在后: 13 公司内部发文.发文正稿在前.公文处理单附后.最后是发文底稿： 14 案卷装订的尺寸采用国内标准A4型.装订时应拆掉文件上的金属物.卷内文件标注贞码，每卷不 超过200页.超过200页的另组一卷； 15 案卷対面应填写立卷单位、案卷类、案卷标题、卷内件数、页数.起止时间、保管期限.案卷編 号： 16 卷内目录应按文件排列顺序填写字号、责任者（发文贰位）.文号、文件标题、发文时间、页号 等。使用棉纱线装订.力求装订整齐黄观： 17 其它载体的档案.根据其形态和保管技术条件的要求，做好编号、分类、标识.并编写相应目录： 18 档案保管员应按