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采购内控流程 前言 采购和付款业务是公司经营的重要组组成部分，也是企业活动的首要环节，它和生产及销售有着紧密的联系，此业务在社会中出现频繁，运行流程复杂，工作需求高，所以会直接导致资金支出或者对外欠款的增长，很容易导致企业管理的漏洞最近几年，因为采购内控制度不妥当，不细致而导致行贿受贿犯罪的案例数不胜数，缺少透明制度的采购流程，造成了“投机取巧，弄虚作假，私事公办，暗箱操作，接受回扣”等诸多问题，一次造成企业采购物品质量降低价格高升，资金的投入使用效益降低，所以加固采购环节的调控制度迫在眉睫。 一、企业采购付款业务内控设计的意义 1、完善内部的制度，加强企业的采购监督与管理，使职工与职工之间任务的分工更加的明确 采购期间中因为职工业务分工不均，相克的业务经常没有办到互相分离，因此使产品采购中经常会出现私事公办，利用职务为自己谋取利益，获得回扣。但是通过采购制度的设计不仅可以减少这一现象的发生，还更有力的加固了企业内部的体系。 2、规范企业管理，减少违法犯罪的行为 采购付款业务是公司企业中的基本日常业务，其业务性质复杂，内容繁琐，很容易出现违法犯罪的行为，但是通过采购付款业务内控设计，使得采购付款业务构成系统化得体系，通过设计的预算、审查和合同的审批，对采购付款进行严格的管理，有助于规范企业采购付款的合理规范，有效的控制违反犯罪的行为。 3、提升采购付款质量，减少采购付款成本 在采购付款中采购的质量会直接影响产品的质量，采购的成本也会直接影响产品的成本，因此通过采购内控设计可以约束采购人员 的做法，避免采购过程中为获利而选取低质量的材料，在此同时也提升了材料审查环节的体系，提高了采购材料的质量。另外，采购付款的制度是从设计流程、确定合理的采购价格以及采购数目等多方面实行有效率的管理制度，降低物资成本，提高企业资金效益。 二、采购付款业务的流程以及内部控制 采购付款业务由采购、供给、验收、财务等各部门共同完成。为了最大程度的发挥采购和付款的内控作用，完成采购和付款内控目标，企业采取对采购和付款业务过程具体的内部控制。 1、请购 首先提出物品和劳务的需要，企业根据不同的要求制定不同的制度。其中包括问价并且确定合作的供应商。再由企业规定的问价工作人员对采购物资进行询价，查询的内容主要包括供应商的质量、价格、付款的条件、能够享受的优惠、交货的最晚时间以及供应商的信用，由授权的人员对相关文件进行二次审核，确定最后的供应商。 2、采购 无论哪种需求的采购，采购部门都要在收到审批的采购单后做出以下几个方面的决定：需要订多少 ; 向哪个企业发出订购单 ; 哪个时候发订购单。 3、验收 为实现控制需求，验收的职务必须是独立于请购和会计部门专业人员来负责。质量检查也是验收中非常重要的组成部分。采购基金运到公司后，应由公司的质检部门对该物资进行检查和验收，在确定无误后，质检部门填写相关文件，并签字盖章。 4、审核 首先对购货业务的凭证进行审核，这是为保证业务的缜密性、合法性，其次内控制度的严密性也是至关重要的。 5、付款 这代表采购业务的结束。对现金支付，为了更深的强化内控，还需要付款凭证，而不是原来的凭证支付方式。对于公司采取的赊账购买材料时，会形成债务，因此引发的债务结算必须严格处理。 6、账务处理 财务部门在收齐采购单后，准确地整理记账凭证，将支持的凭证附加在记账凭证的后面，如果有较多的资料，也可以装订成册，标注清楚后存档。每月要根据记账凭证正确、及时地登记到“货币资金”及“存货”分类明细中。 7、对账 财务部门要每月月末和供应商进行贷款总结的核实。取得供应商的对账单，核实余额和企业应付余额是否一致，如果双方在收发货物的时间可能存在差异，企业应与供应商的余额必须保持一致。 三、实际生活中的具体问题 1、问题 多头领导，各自执政。在现实的工作中，很多企业的采购部门是由两个部门同时进行的，属于多头采购，如果这样，不仅要增 加设立机构和职员的成本，而且也增加了采购业务的难度和在采购 过程中出现的徇私舞弊的现象 ; 多头领导，极易造成各自为政的情形，从而出现不协调的弊端。 不相容职位没有做到分离，没有完美的内控制度，很多活动缺乏监督，容易造成收受回扣、私事公办、暗箱操作、徇私舞弊的现象。企业在采购时与审批、问价与确定的供应商、合同的设立与审查、会议记录与采购验收、付款的审批和执行等很多岗位没有做到分离，没有独立的活动，没有内部牵制，对采购活动缺少监督。在这种情况下，很有可能会出现相关人员勾结，收取回扣，徇私舞弊，私事公办，套取资金和物资。 相关人员业务素质不够。因为相关人员的业务素质问题，在 采购时出现询价的处境处于劣势，不能获得底价的材料 ; 不能快速的辨别材料的好坏 ; 不了解相关法律的规定，使业务人员因违反法规而 受到处罚和遭到经济损失 ; 相