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采 购 的 技 巧 一．采购谈判的“规划” 采购主管的主要工作之一，就是要降低采购成本 ，因此必须懂得如何谈判。而成功的谈判必须有 妥善的规划。谈判的规划工作，包括预测，学习，分析及谈判策四项，分析如下： （一）预测 好的预测包含下列几项： 1．尽早由供应商处得到协助 供应商对产品的了解，通常较买方为多，要求供应商给予技术、管理、财务等方面的协助。 2．使用量预测 收集过去使用量的资料，作为未来订购量的参考。同时有了过去及未来的详细采购资料，有助于 在谈判时得到较大的折扣。 3．掌握特殊重大事件 如能掌握有关罢工、天灾、坏天气、关税、法令、运输状况等重大事件，将可更准确预测合理价 格，而于谈判桌上居于优势。这些重大事件除了由报章杂志收集外，尚可由销售人员处得知。 4．注意价格趋势： 1）过去供应商有多少产品项目价格上涨（何时、上涨幅度、通报方式）。 2）比较供应商的价格上涨模式与该产业的模式（是否比同业涨得快，涨得多）。 （二）学习谈判模式 从所获得的资讯中学习谈判的问题、对象及内容，是谈判成功的关键。下面分为容易得到 （少花钱 及时间）的资讯与不易得到（多花钱及时间）的资讯两部分叙述之。 1．容易得到的资讯 （ 1）谈判及价格的历史资料 a．找出供应商谈判技巧的倾向。 b．供应商处理上次谈判的方式。 2）产品与服务的历史资料 价格的上涨有时是隐含于品质及服务水准的降低。工程部门及使用该产品的制造部门不难揭发实 情，此点可作为谈判的筹码。 3）稽核结果 从会计或采购稽核可发现待加强控制之处（例如供应商常发生错误的账款）。 4）最高指导原则 挟公司政策、政府法令、和过去发生的先例，以增强你的谈判力。 5）供应商的营运状况 从其销售人员及竞争能力可了解供应商的问题与优劣势，知己知彼才能百战不殆。 6）谁有权决定价格 收集谈判者的个人资料加以运用。（卖方通常较易对陌生人抬高价格） 7）掌握关键原料或关键因素 运用 80/20 原理。（对非紧要项目可予退让，对重要项目紧守谈判原则） （ 8）利用供应商的情报网络 可从销售人员处得到一些有价值的资讯 （例如价格趋势、科技的重要发明、市场占有率、设计的改变等）。 2．不易得到的资讯 （ 1）寻求更多的供应来源（包括海外） 即使你仍向原来的供应商采购，但更多的供应来源可增强你的议价能力。 2）有用的成本、价格资料与分析 良好的成本、价格分析可提供有效的采购谈判工具。必要时应借重成本分析师，这是一种投资而 非成本。 3）供应商的估价系统 化整为零——从供应商各个部门的生产过程来推估其合理的成本。 4）限制供应商的谈判能力 a．提供对方愈少的资讯愈好。 b．尽量让对方发表意见，仔细聆听并从中找出对策。 了解供应商的利润目标及价格底线 需耐心地透过各种管道求得（谈判过程也是管道之一）。（三）．分析 1．如何建立报价系统 利用专业成本分析师从事成本分析，借以估算底价。 2．如何比价 1）价格分析 相同成分或规格比较其价格或服务。 2）成本分析 将总成本分为细项——包含人工、原料、外包、制造费用、管理费用、利润。卖方与买方估计的价差，需要双方讨价还价来达成协议。 3．找出决定价格的主要因素 是人工、原料、或外包？这可作为谈判的依据。 4．价格的上涨如何影响供应商的边际利润 供应商的成本虽然上涨（例如由于通货膨胀），但其价格通常不止反应成本的增加（常有灌水现 象）。 5．实际与合理的价格是多少？ 6．对付价格上涨的最好对策 重要的是方法与时机的掌握——最好有专家的协助。 （四）谈判策略 1．涨价时让销售人员当面提出 通常书面通知涨价比电话通知容易，面队面通常是比较难以启齿的。因此，耐心地等待销售人员 提出涨价的妥协意见。 2．双重退避 当销售人员报价时，买方采购人员应表示惊讶得难以接受，同时他的老板也应如此。这样才能让 对方明白他们无法接受高报价的立场，否则下次卖方可能会食髓知味。 3．不要马上谈到正题 如此卖方会承受一股无形的压力而变得焦虑，这样对你的谈判较有利。 4．声东击西 先要求对方给一些不是你真正想要的好处，然后再拿这些来交换你真正想要的。 5．不要轻易给卖方第一次相对的好处 当你想提供好处给供应商时，最好预留余地以供讨价还价，同时要求对方有所回报。 二．采购优劣势之分析 采购部门必须评估与供应商谈判力量，究竟有哪些优势或劣势，才能够选择适当的谈判策略与方 法。例如属于买方力量占优势的状况，有下列各项： （一）采购数量占供应商的产能的比率愈大 （二）供应商产能的成长超过买方需求的成长 （三）供应厂商产能利用率偏低 （四）卖方最终产品的获利率高 （五）卖方市场竞争激烈，而买方并无指定的供应来源 （六）物料成本占产品售价的比率低 （七）断料停工损失成本轻 （八）买方自制能力高，而自制成本低 （九