内部审核控制程序.docVIP

PAGE MANAGEMENT procedure page PAGE 9 内部审核控制程序 （末次修订生效日期： ） 目录 TOC \o 1-1 \h \u 25726 1 目的 1 27717 2 范围 1 29961 3 权责 1 1121 4 作业内容 2 31648 5 文档历史 5 32635 6 相关文件及表格 6 《内部审核控制程序》 目的 验证知识产权管理体系是否符合知识产权策划活动的安排，是否符合企业知识产权管理规范标准和公司所确定的知识产权管理体系的要求，是否得到有效的实施、保持和改进。 范围 适用于公司知识产权管理体系所覆盖的所有区域和所有要求的内部审核。 权责 3.1 管理者代表 3.1.1 批准年度公司内部计划和审核实施计划； 3.1.2 批准公司内部知识产权管理体系审核报告，确定公司内部审核组长及审核员； 3.1.3 全面负责公司内部知识产权管理体系的体系审核工作。 3.2 审核组长 3.2.1 编制内部审核计划、审核通知、跟催确认； 3.2.2 负责内部审核的主导工作； 3.2.3 编写内部审核结案报告。 3.3 审核员 3.3.1 执行管理者代表以及审核组长委派的内部审核工作； 3.3.2 《内部审核查检表》的编制，以及现场审核记录，报告内部审核过程中发现的不符合事项，填写《内部审核矫正通知单》； 3.3.3 配合审核组长安排的其他工作； 3.3.4 执行《内部审核矫正通知单》不符合事项的结案跟踪。 3.4 各职能部门 负责配合审核员执行内部审核，并按要求对不符合项目进行原因分析，采取纠正和预防措施及将有效措施实施标准化。 3.5 知识产权管理部 负责内部审核过程及结果记录的保存。 作业内容 4.1 拟定内部审核计划 4.1.1 知识产权管理机构负责制定《年度内部审核计划》，报管理者代表批准。公司对各个部门所开展的知识产权活动每年至少进行一次内部审核，时间间隔不超过12个月，出现下述情况，必要时进行计划外审核：（1）组织机构、管理体系发生重大变化；（2）出现重大知识产权事故；（3）法律法规及其他行业标准发生变化；（4）相关方的要求；（5）受审部门 严重不合格。 4.1.2 涉及公司知识产权创造、维护、保护、应用各环节的知识产权记录，应当保存，并将其作为内部知识产权审核的信息输入。 4.2 每次体系审核计划安排 4.2.1 管理者代表选择审核员，应优先安排有审核经验者担任，并同时确定内审组长； 4.2.2 按《年度内部审核计划》，在每次审核前一个月，内审组长须制作《内部审核活动规划》，包括内部审核日程表、审核通知、审核计划、审核目的、审核范围、审核依据、审核活动安排（包括审核时间、审核员名单、受审核部门及陪审员、审核内容等项目）； 4.2.3 审核员必须独立于被审核部门，且对被审核部门运作、相关产品要求、体系牵涉到的过程有相当程度的了解，审核员必须接受以下方面的培训和评估以及相应的知识和经验： ① GB/T29490-2013标准的培训、体系审核培训（含现场审核／案例分析）等相关的培训项目，获得内审资格； ② 了解和掌握本公司知识产权管理体系文件的要求； ③ 公司高层认可或经过专职机构培训的人员，如认证机构或咨询机构； ④ 熟悉所承担的审核任务所涉及的专业知识； ⑤ 能够准确发现和判定知识产权管理活动中存在的不合格或缺陷。 4.3 内部审核通知 4.3.1 审核组长依《内部审核活动规划》执行内审，并在内参前七天内通知被审核单位及审核员； 4.3.2 审核员收到内部审核通知后，应主动熟悉内审作业流程规定及表单流程。 4.4 内部审核执行 4.4.1 审核前，审核小组组长应于审核成员、被审核部门相关人员召开首次会议，说明审核方式、审核范围及被审核方须配合准备事项。 4.4.2 审核员应依据《内部审核查检表》中内容以查、看、听、问和随机抽样检查方式进行逐一查核及记录，并视现场实际状况需求可临时增加内审项目。 4.4.3 内部审核时，被审核部门应提供相关文件及记录供审核员查阅，陪审人员应熟悉了解本部门运作情况，对审核员有疑问的地方进行说明，并在审核结束后在《内部审核查检表》上确认签字。 4.4.4 当审核员认为有异常时，先记录缺失项再深入查证（如：增加抽样量）。 4.4.5 审核员必须在审核过程中依据实际的证据、记录及回答，以证实其管理缺失状况，进行符合、不符合和建议事项的判别。 4.4.5.1 发现不符合事项时，审核员应向被审核部门代表说明。 4.4.5.2 全部检查事项及发现不符合证据需在查检表做适当记录，如：人、事、物、地点、时间等。 4.4.6 审核结束后，审核组长