Excel操作技巧之查找和引用函数.pptxVIP

;在Excel中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。;Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。; 在建立和使用Excel数据库表格时，用户必须遵循以下的基本准则： 一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。 数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。 避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。;避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。 字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。 条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。;应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。 另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。;然而，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。 ;Excel 使用如下排序规则： 数字按从最小的负数到最大的正数排序； 字母按照英文字母A～Z和a～z的先后顺序排序。 在对文本进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。 特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列：0~9（空格） ! # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + = A~Z a~z 在逻辑值中，FALSE （相当于0）???在 TRUE （相当于1）之前； 所有错误值的优先级等效； 空格总是排在最后； 汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。;按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。 其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。 说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列中任一单元格，而不用全选该列数据。;所谓多关键字排序，就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序，可使数据在主要关键字段相同的情况下，再按次要关键字段排序；在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下，数据仍可按第三关键字段有序。;汉字与数值不同，数值有大小可比，而汉字本身没有。为了处理的方便，人们按照一定的规则（按照字母顺序、按照笔画顺序）确定汉字的“大小”次序。 默认为按照字母顺序，要想按照笔画顺序，可以在对话框中进行设置。;如何实现排序后仍能快速返回原来的顺序？ 常见的两种情况： 第一种情形：操作只是刚刚发生过，这很好办——直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可； 第二种情形：如果原来的表格本身已经有了一个排序索引字段（如学号、职工编号，日期型数），只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。 但是，如果不是上述两种情况，则需要采用引入辅助列的方法通过以下步骤来实现。;如何快速删除数据区域内的空行？ 有时候，处于数据分区显示或者错误操作等原因，数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在，会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操作，非常费时。 利用“数据排序时，空格总是排在最后”这一排序规则，则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行，并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。;RANK函数及其应用 RANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位，其语法格式为： RANK( number, ref, order) 该函数共包括三个参数，其中： Number 为需要找到排位的数字； Ref 为包含一组数字的数组或引用； Order为一数字，指明排位的方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。;如何快速给一组数据记录填上排位序号？ 方法一：给数据排序，然后使用数据填充方法 方法二：使用Rank()函数 ;如何取得一个数据集中的第K个最大值？ LARGE和SMALL函数及其应用 LARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返回一个数据