Word+长篇文档排版技巧.pdfVIP

Word 2003 长篇文档排版技巧（一） 重点总结为两点： 制作长文档前，先要规划好各种设臵， 尤其是样式 . 设臵 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 . 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是： A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目； 页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第 1 页。 设臵纸张和文档网格 页面设臵： 录入内容前先设臵纸张大小避免事后的修改。在页面设臵中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字 号，也能使内容看起来更清晰。 设臵样式 不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。 从菜单选择【格式】 | 【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设臵或应用格式或样式，如图 3 所示。 要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图 3 中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有 样式。 例如， “加粗”为格式，“标题 1 ”为样式， “标题 1+ 居中”为样式和格式的混合格式。 对于初学者来说， 很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如 图 4 所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在 “正文”样式的基础上经过格式改变而设臵出来的，因此“正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修 改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 “标题 1 ” ~ “标题9 ”为标题样式， 它们通常用于各级标题段落， 与其他样式最为不同的是标题样式具有级 别，分别对应级别 1~9 。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图 4 所示的样式列表中，只 显示了“标题 1 ” ~ “标题3 ”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中 选择“所有样式”，即可选择“标题 4 ” ~ “标题9 ”样式。 现在，规划一下文章中可能用到的样式。 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题 1 ”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题 . 2 ” ~ “标题4 ”样式。 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进 2 ”样式。 . 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。 . 规划结束之后，即可录入文字了。 首先， 录入文章第一部分的大标题，如图 5 所示。注意保持光标的位臵在当前标题所在的段落中。从菜单选 择【格式】 | 【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题 1 ”样式，即可快速设臵好此标题的格式，如图 6 所示。 用同样的方法，即可一边录入文字，一边设臵该部分文字所用的样式。当所需样式都被选择过一次之后，可 显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样 式。 在录入和排版过程中对样式设臵快捷键，避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1 ”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8 所示，单击【修改】命令。显 示“修改样式”对话框，如图 9 所示。 单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图 10 所示。此时在键盘上按下 希望设臵的快捷键，例如【 Ctrl 】+ 【1】，在“请按新快