档案和信息管理的技巧.pptxVIP

档案和信息管理的技巧;课程提纲;第一单元 ;收文处理程序 ;文件的签收 ;文件的拆封 ;文件的登记 ;收文登记首先应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。 同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用 ;收文登记的方式;2、卡片式登记;3、联单式登记;对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便、易于查找及有利于统计文件等要求。 ;登记工作注意事项 ：;分文 ;做好分文工作应注意几点： ;文件的传阅 ;传阅式样表;传阅注意以下几点： ;文件的请办 ;对收文提出意见，通常是由办公室负责人或秘书负责。意见虽然不是文件处理的最后决定，但它对上司决策提出参考，应慎重对待。总的要求是，要纵观全局，实事求是，力求准确、具体地提出切实可行的拟办意见。同时，意见的文字应力求简明扼要，抓住问题的实质，提出主要的处理方案及理由。如果对某个文件的处理有两种以上的意见，可一并提出，但应写明倾向意见及理由。 ;文件的批示 ;督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到经常化、制度