档案管理规范.docxVIP

档案管理规范 一、档案的定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、所保存的备查的文字、图像、声音 及其他各种形式的原始记录。按照《中华人民共和国档案法》，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。它涉及三个方面的基本含义。 1. 档案产生于组织和个人的社会活动 具体说，档案是在各机关、团体、企事业单位工作中以及个人活动中产生的。它包括两个方面：一是国家机关和社会组织的档案；二是著名人物、家庭和家族的档案。例如，某个单位履行其职能，完成了一系列工作任务，产生了大量文件，其中有价值的就转化为档案。所以，档案总是产生于一定的组织和个人，离不开特定的社会活动。 档案是人类社会活动的记录，人类的社会活动是丰富多彩、极其广泛的，这就决定了档案的 内容也是极为广阔、包罗万象的。它直接记录了人们在各个领域、各个学科、各个方面的实践活动。 2. 档案由文件转化而来 文件是记录和反映人们社会活动的文字、图表、声像等材料的总称。人们在社会活动中，为 了相互交往，上传下达和记录事务，总要产生和使用许多文件。由于工作的持续进行和事业发展的客观需要，人们又自然要把日后仍需查考的文件有意识地保存下来，这样就成为了档案。所以，档案是由文件转化而来的。文件转化为档