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文件和档案管理制度 第一章 目的 第一条 对于公司安全生产管理活动有关的文件、资料、记录和档案等进行控制，确保其档案管理符合要求并使各相关场所使用文件为有效版本。 第二章 范围 第二条 适用于与安全生产活动有关的文件、资料、记录、台帐等的控制和档案管理。 第三章 职责 第四条 安委会负责审核安全管理文件。 第五条 安全环保部是文件和档案控制的归口管理部门，负责编制总的控制文件清单；负责安全生产管理内部文件、外来文件及档案资料的控制管理。 第四章 程序 第六条 文件管理 （一）文件的分类和载体 1.文件分类 （1）内部文件 a．管理类文件：管理手册、管理制度、岗位安全操作规程等； b．技术类文件：作业标准或规范、工艺文件等； c．作业类文件：设备安全操作规程、危险源清单、隐患排查方案等。 （2）外来类文件：法律法规、技术标准、其它要求等。 2.文件的载体 （1）包括各种文字、图表、声像、电子资料等。 （二）内部文件的编号 1.管理手册： （1）XJJR（公司名称缩写）-AQ-FY（安全标准化管理手册封页缩写） （2）XJJR（公司名称缩写）-AQ-SC（安全标准化管理手册缩写）-2018/1.0（2018年编写、第一版） 2.管理制度： （1）XJJR（公司名称缩写）-GLZD（管理制度缩写）-2018/1.0（2018年编写、第一版） 3.岗位安全操作规程： （1）XJJR（公司名称缩写）- AQGC（安全操作规程缩写）-2018/1.0（2018年编写、第一版） 4.安全岗位责任制： （1）XJJR（公司名称缩写）-AQZZ（安全生产岗位责任）-2018/1.0（2018年编写、第一版） （三）文件的编制、发布、发放、使用：文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性 1.管理类文件由铝业公司 发电公司 生产管理部 安全环保部组织编写，由安委会组织各部门会审，总经理批准后发布，由安全生产办公室负责登记、发放； 2.技术类文件由技术对口部门组织编写，由安委会组织各部门会审，总经理批准后发布，由铝业公司 发电公司 生产管理部管理负责登记、发放； 3.作业类文件由作业对口部门组织编写，由安委会组织各部门会审，总经理批准后发布，由安全环保部负责管理负责登记、发放； 4.外来文件由对口部门负责收集，由安委会组织各部门会审适用性，总经理批准后发布，由安全环保部管理负责登记、发放； 5.各个部门应确保各场所、岗位都得到对安全生产管理有效运行起作用的现行适用有效版本，并正确使用。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 6.因破损而重新领用的新文件，收回相应旧文件；发放部门作好相应发放签收记录。 7.各部门应建立在用文件清单或收文登记表。 （四）文件评审 1.平时由铝业公司、发电公司、生产管理部、安全环保部负责收集各部门、岗位对文件使用过程中需更改的意见和建议，交由安委会根据需要组织评审文件的符合性、有效性。 2.公司副总经理每年组织1次安全生产规章制度和操作规程等文件的符合性评审。 （五）文件修订 1.由铝业公司 发电公司 生产管理部 安全环保部根据文件评审后确定的修订意见组织文件修订，经原审批领导批准后，由铝业公司 发电公司 生产管理部 安全环保部发放，并保留文件修订内容的记录； 2.如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； 第七条 档案的管理： （一）铝业公司 发电公司 生产管理部 安全环保部为公司的文件管理部门，铝业公司 发电公司 生产管理部 安全环保部切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 （二）凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 （三）人力资源部要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 （四）档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档，统一管理。 （五）立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 第八条 文件资料档案的保管、查阅： （一）对下列主要安全生产文件资料实行档案管理：主要安全生产文件、事故与事件记录；风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查与整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸等。 （二）所有档案必须入袋上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 （三）文