公司办公OA系统方案.pdfVIP

陕西国诚中电科技有限公司 公司办公 OA系统方案 部 门 设 计 校 对 日 期 目录 一、公司现状分析 目前公司尚无系统化办公软件，导致存在诸多问题，主要分析如下： 1. 公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂，报表种类繁多无统一办公平台； 2. 缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政 策和法规方面相互之间存在差异； 3. 办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记，无电 子留档，且纸质申请过程繁琐，影响办公效率； 4. 各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，重复作 业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；公告通知仅依靠微信告 知员工，留底、存档工作很难进行； 5. 领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管； 6. 大量的极其有价值的历史数据被丢失，对企业业务的长期发展造成损失； 7. 办公信息化程度普遍不高，公司仅仅依靠网站，介绍本公司的情况，而企业内部的 信息处理仍然处在 office + 打印机的层面上； 8. 公司审批流程通过纸质版审批周期较长。 因此各部门为更好的梳理办公流程，提升办公效率，提升公司信息化办公水平，拟 上线 OA办公系统，并制定此方案。 二、 OA系统定位标准 根据公司办公需求，本次上线 OA系统用户人数为 100 人，将建设一个运行稳定、 适应长远发展的网络办公系统，实现“网络办公”、 “网络沟通”、“网络审批”、 “知 识管理”、“网络决策”的信息化建设思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远 程移动办公、科学规范管理，使工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取 更加容易，使决策制定更加准确；使管理变得更加灵活、更加科学，抗风险能力、创新 能力、应变能力迅速加强，历史数据长久保存，从而最终提高企业的综合竞争力。 三、 OA系统功能模块 根据所定 OA系统标准，选择所需功能模块包含有以下方面： 1. 个人事务： 1.1. 电子邮件：用于内部邮件、外部邮件的收发，相互转发； 1.2. 内部短信：主要起通知、提醒和交流作用； 1.3. 任务中心：协同处理临时事项，并对完成进度进行记载； 1.4. 公告通知：具有通知公告查看和查询等功能； 1.5. 新闻：新闻的评论、管理和查询功能； 1.6. 投票：主要用于意见收集、民主决策、结果测试等； 1.7. 个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理，包含外出登陆、出差登记等； 1.8. 日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理； 1.9. 工作日志：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等； 1.10. 个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给他人阅读； 2. 工作流程： 2.1. 新建工作：发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开始填写表格； 2.2. 待办工作：审批流程，可以审批各用户转交来的流程； 2.3. 工作查询：查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出 EXCEL； 2.4. 工作监控：可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等； 2.5. 数据报表：事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等； 2.6. 超时统计：对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计； 2.7. 工作委托：因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理； 2.8. 工作销毁：对删除的流程进行彻底清理，相当于 windows 的回收站； 2.9. 流程日志查询：查询流程每一步骤的办理日志情况； 2.10. 数据归档：对数据进行统一归档，即节约服务器空间，也方便保存，查询 3. 行政办公： 3.1. 公告通知管理：可以发布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅 情况； 3.2. 公告通知审批：可以对公告的内容进行审批，审批过的公告才可以发布出去； 3.3. 新