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会议管理制度 会议管理制度 1. 目的 规范公司各类会议的信息收集、会议组织、会议记录、会议纪要签发、会后跟踪落实、 会议资料归档等工作，切实提高会议效率，控制时间成本，促进沟通，推进各项工作开展。 2. 适用范围 本制度适用于公司召开的各类会议。 3 ．职责 3.1 综合部负责公司会议统筹协调及本制度的执行监督； 3.2 综合部负责会议组织、会议考勤工作，并有权对违反本制度的行为进行处罚； 3.3 会议记录人员做好会议的记录、整理、发放、归档； 3.4 会议决议项的跟进人员要在规定期限内跟进、汇报。 4. 会议纪律管理 4.1 会议召集人员提前十分钟入场，与会人员须准时出席会议，因故不能参加的要提前向上 级领导请假， 并报备综合部， 无故缺席者减扣当月绩效奖金 50 元 / 次， 迟到、 早退者减扣当 月绩效奖金 20 元 / 会议管理制度 次，请假未报备综合部的减扣当月绩效奖金 10 元 / 次。 4.2 会议期间，请将一切通讯工具置于关闭或振动状态，不接打电话、不玩手机或上网，如 必须接听电话，到会议室外接听。违反该规定者，减扣当月绩效奖金 50 元 / 次。 4.3 会议期间要求集中精力，认真听取发言，不得交头接耳开小会，做与会议无关的事情 4.4 不得安排他人代会。 5 ．会议准备 5.1 会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。 5.2 对于定期召开的常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。 5.3 要据会议要求，综合部拟定会议通知单，并做好通知工作；出席会议的重要人员应通过 电话、公司邮箱等方式确认，并作出相关相应安排。 5.4 综合部及时准备会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设 备正常。 5.5 已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，综合部需提前 2 天 发出通知。 5.6 会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、目的、参加人员、时间、地点、 大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。 会议管理制度 5.7 周例会要求各部门于每周五下午 15:00 前将本周工作小结和下周工作计划提交至综合部 例会组织人员，如若未执行，减扣当月绩效奖金 50 元 / 次。 6. 会议过程管理 6.1 分发会议文件、材料 会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会人员手中。 可以在参会人员进入会场时由会议工作人员在会场入口处分发给每位参会人员， 也可以在开 会之前按要求在每位参会者的座位上摆放一份。 6.2 其他服务 会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。会场要保持通风、采光，地面要 干净，应准备茶水。 6.3 会议记录 会议记录遵照“谁组织， 谁记录”的原则， 各会议组织部门指定一名会议记录人员， 负 责本部门的会议记录；如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要， 临时指定会议记录员；会议记录经相关领导审批后，下发存档。 7. 会后工作 7.1 清理会议室 会议管理制度 会议结束后，会议人员要及时拆除临时性布置，清点设备、用具，将搬动过的桌椅恢 复原样、会场地面门窗清扫干净，确保会议室整洁，归还设备器材。 7.2 整理会议记录并编制会议纪要 会议纪要的内容包括会议简况（包括时间、地点、参会人员、议题）和会议结果。会议 纪要于会后一日内呈报上级领导审批，打印、下发给参会人员及相关部门。 8. 实施日期及解释权 8.1 本规定 2011 年 11 月修订，自颁布之日起实施，之前发布相应规定同时废止。 8.2 本规定解释权归综合部，修订时亦同。 会 议 纪 要 会议名称 编号 保密等级 召开地点 召开时间 会议管理制度 参加会议的机构和部门： 人员名单： 纪 要 内 容 会议记录： 审核： 签发： 主题词： 印发份数： 呈送： 印发单位： 主送： 印发日期： 存档： 会议管理制度