公文写作与处理常见问题.pptVIP

（十二）上报公文签发人为非主要负责人 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。实际工作中经常遇到上报的公文由非主要负责人或主持工作的负责人签发的错误现象。 （十三）向上级机关报送非正式公文 上报的公文原则上应为正式公文，如请示、报告、意见等，并应遵循相应的行文规则和公文格式。我们在实际工作中经常遇到某些单位向高管局报送“情况报告” “以函的形式报请示”等非正式公文的现象。情况报告实际上仅限于机关内部部门以部门名义向本单位领导汇报工作时采用。 ． ． （一）正确的收文办理程序: 文秘部门签收——登记——审核（—— 退办）——办公室主任拟办（——领导批办）——承办部门承办——文秘部门催办——办结。 三、收文办理方面 （二）收文办理中应注意的问题: 1.审核的重点：是否由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 2.文件的退回：对不符合有关规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 退文原因： 没有沟通好就报文。 局各部门办理公文时征询局属单位意见的过程件，局属 单位报文时应直接报送局对口部门，不走正式红头文。 业务部门要求先送附件审核后，再正式报文。 有些单位“文种”没有掌握好，应学习。 有些文件有其规定的套路写法：如招标文件、入库项目 固定资产报废、购置车辆或设备等， 审核发文时注意。 党委文和行政文不同，有些单位有套错红头的现象。 正文中引用公文格式不对，应为《文件名称》（文号）。 使用序号错误，一级序号为“一、二、三……”； 二级序号为“（一）（二）（三）……” 三级序号为“1.2.3.……”. 在文件中直接安排高管局的业务工作。 正文中写：“需局领导给予批示”，不妥。 正文中高管局规范化简称使用错误，不是“省局”而应写为“省高管局。 正文中间不能留有空白。 格式问题，有金额数字时，数字放在一行，上下行字数不齐时需设成文本左右对齐。 “报告”结尾不要有“妥否，请批示。” 正文中有错字，及语句不通顺现象。还有做文件时不细心，套用以前文件的模板，却没有注意题目和日期的更改，以致文不对题，和版记日期错误。 无联系人联系方式（联系人：科室 人名 座机号 手机号）。 减少附件数量，附件尽量扫描成一个文件上传，不要做压缩包。 3. 拟办意见的签署。 文秘部门提出拟办意见时应，在弄清文件意思的同时，还应注意以下几点： 领导分工、部门职能必须把握准确； 拿不准时要注意多沟通； 问题要考虑全面； 要注意前后衔接； 当明确主办部门。 4. 公文审批：审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 5. 注意催办：文秘部门要注意催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。以免发生误办、漏办现象。 6. 密级公文的翻印：秘密级和注明不准翻印的公文，不得翻印。 7. 文件的销毁：不具备存档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁密级公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密级公文（含密码电报）应当进行登记。 四、发文办理方面 （一）正确的发文程序: 拟稿——部门负责人审核(—相关部门会签)——办公室核稿——单位领导签发(联合发文其他单位会签)——登记编号——复核——缮印——办文单位分发——存档。 (二)发文过程中常见的程序问题 1.该会签时不会签，引起部门间的矛盾，造成工作被动。 2.会签意见不明确，采取“意见另附”的方法，形成有条件的会签。 3.审核把关不严，审核的重点应是： （1）是否确需行文。 （2）行文规则、文种是否妥当。 （3）是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。 （4）是否同现行有关公文相衔接，所提的措施是否可行。 （5）公文格式是否符合公文管理条例的有关规定。 4.领导签署不规范，主要有署名不完整、签署日期不完整，甚至没有签署日期，还有的在签署时使用铅笔或圆珠笔。（应该用碳素墨水钢笔或签字笔，不应用蓝黑或纯蓝颜色笔） （三）公文的撤销和废止区别： 由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 公文是一个机关的门面，公文的质量会影响一个机关的形象。一个负责任的单位，应该对自己的形象负责，对自己发出的文件质量负责。一个负责任的工作人员应该对自己的业务负