公司档案管理系统培训教材（修改）.pptVIP

4、系统操作 作为项目档案录入人员用自已的用户名和密码登陆档案管理系统软件后，单击进入“收集整编”功能区，点击“目录树”，找到自己所在的工程项目和所在的单位。 根据目前我们公司的档案情况，工程档案由产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案等档案组成，根据各自档案情况选择档案模式。我们一般进入“基本建设档案” 、“特殊载体档案”两种。 “基本建设”档案类型在管理系统中分三级：① 项目级 ② 案卷级 ③ 文件级。 工程档案资料进入档案管理系统有两种方式：一种是直接在收集整编界面中直接录入，这种方式适合于正在建设的工程项目，档案资料正处在收集阶段。第二种方式适合于正在做竣工资料或已经移交的工程项目。 用自已的用户名和密码登陆档案管理系统软件后，我们看到了系统界面。 进入到工程档案管理系统，具体操作如下： 4.1、直接在界面中录入 在该界面下直接录入，要选择光标所在的位置，是项目级还是案卷级。首先建立项目级，建立方法如下： 将光标定位在项目窗口，然后点击工具栏上的【增加】按钮，双击添加的记录信息，在录入卡片里填写项目的相关信息，点击【保存】按钮，一条项目信息录入保存完成后，如果要添加多个项目可以点击【增加】按钮，就可以在不退出的情况下继续添加项目信息。 将光标定位在案卷窗口，然后点击工具栏上的【增加】按钮，双击添加的记录信息，在录入卡片里填写案卷的相关信息，点击【保存】按钮，一条案卷信息录入保存完成后，如果要添加多个案卷可以点击【增加】按钮，就可以在不退出的情况下继续添加案卷信息。 然后将属于这个案卷的文件加入到案卷中。在散文件数据区选择属于此案卷的散文件，选择的时候可以利用Ctrl键或 【查询】＋【全选】来选择多条记录信息，点击右键在调出的快捷菜单中选择【加入】，这样文件加入完成。 选择已经整理好的案卷，然后点击右键在快捷菜单里选择【归档】，这样手动组卷完成。 点击菜单下的“增加”按钮，或双击进入界面，再点击“增加”按钮，然后对该份资料的详细内容在系统中进行一一登记。应该是先建立项目级，后建立案卷级，最后才建立文件级。来一份工程资料登记一份，等到该项目竣工时，按照要求在重新组卷的过程中直接利用电子目录和电子文件。 4.2、对于已竣工项目的档案系统操作 首先把案卷目录清单和卷内文件目录清单在Excel中形成电子文件（另一种情况：在Word内形成的电子文件必须复制粘贴到Excel中，在复制粘贴之前，先把Word表格中的空格键删除）。 （1）除留下案卷目录清单标题和内容外删除多余内容，即保留序号、盒号（档号）、案卷题名、起止日期、卷内页数、件数、保管期限、备注等。 盒号（档号）：指业主给定的档号。档案系统中的档号是由档号=目录号+分类号+案卷号组成，目录号=年度后两位+项目代号组成 序号：指案卷顺序号，用阿拉伯数字表示。100卷以内从01开始，100-1000卷内用001开始，以此类推。 卷内页数：指案卷总页数，用阿拉伯数字表示。 案卷题名：主要包括项目名称代号及其结构、阶段名称等。 （2）卷内文件目录清单，删除多余的部分，只留下卷内文件目录清单中的标题和内容部分。即：件号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注 件号：指卷内文件的顺序号，用阿拉伯数字表示，不能用文本形式存储的数字或用一、二、三……数字表示。从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。 日期：文件上最终的成文日期，不是时间段。 页次：指每件科技文件材料首尾页上标注的页号。案卷封面、目录清单和备考表不编页码。 文件题名：应填写科技文件材料的全称。 （3）卷内文件目录清单和案卷目录清单只剩下标题后，选择以下操作，把Excel格式（注意：office采用2003才行）的文件转化成DBF格式的文件。 档案管理系统允许将数据文件中的档案数据转换进入档案系统中来，首先将.xls表做调整，将首行单元格写为各字段名称，并且使内容在以行当中显示，例图所示（以三峡1#、2#排水洞为例） 具体做法如下：全部选择Excel文件，在“编辑”菜单下选择清除“格式”命令；在“格式”菜单下的“行”选项，选择“最适合的行高”，和“列”选项，选择“最适合的列宽” ，然后对多余的列或行进行删除。最后另存为DBF4格式的文件，案卷目录清单的dbf格式的文件名选择为0.dbf，每一案卷的卷内文件名选择1.dbf、2.dbf ，以此类推。 做好DBF格式的文件后,回到档案管理系统，系统维护模块下的数据转换，ODBC数据源为dBASE Files，数据库名为保存的DBF4格式文件，表名会自动显示，选择全宗号及目标库，数据范围选择“归档前库”；更新方式为“以当前操作者的信息更新被转入数据”，点击“下一