第八章新时期的秘书工作.pptxVIP

第八章 新时期的秘书工作;引言;第一节 秘书工作的特点 ;;;案例1;;;案例2 章秘书的抱怨;;讨论：老总闷闷不乐时;;;;;;第二节 秘书工作的指导思想和原则;;;;;（二）迅速原则 迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。秘书工作的迅速原则是由秘书的特点决定的。秘书处理工作快慢、效率的高低，往往影响到领导的工作的进展，关系到整个工作机器的运转。因此，秘书部门必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能地使用先进技术和设备，使中转过程??快，极大地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当前改革开放的发展和需要。以上讲的准确、迅速原则实际上是一项要求，即高效率。准确，是对秘书工作质量的要求；迅速，是从秘书工作数量方面提出的要求。准确和迅速合而构成高效率，而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求，是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则。;（三）保密原则 保密，是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范围很深很宽，失密泄密危害极大。因此，秘书部门、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵守各项保密法规和制度。要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。同时，为了保证机密的安全，还要制定和健全严格的保密制度，如文件、材料、信函、会议记录等，都要有登记、收回、归档等制度，以保证办公室的安全。; 小王所在的公司最近要参加市里的招标，总经理很重视，连续几天召开了相关部门的会议，讨论研究竟标的事情。经过严格的论证，竞标书的内容终于确定下来。总经理让秘书小王打印出来交给他，准备派专人去市招标办公室送标书。小王接受任务后，立即着手录入，刚打了一小段，电话就响起来了，原来是维修部的小张打来电话，告诉她，会议室的投影仪修好了，让她过去查验一下。王秘书说声：“好。我马上去。”小王放下电话后，心想没有几分钟就回来了，所以电脑也没有关，标书草稿也没有收起来，就去会议室了。不久，小王回办公室了，发现她的办公室里坐了两个人，都是她的好朋友，一个是企划部的小苏，一个是后勤部的小唐。她们俩一个在看电脑，一个在翻标书草稿，看见她进来就说：“你去哪里了，等你半天了。”王秘书快步走回自己的位子，抢回小苏手里的标书说：“别看了。”小苏说：“真小气，看看怕啥，咱们公司要是能竞标成功不是件大好事吗? 你说咱们公司竞标成功的几率有多大啊?”王秘书说：“别说了，你们俩记住千万别出去乱说，这可是咱们公司的商业机密。”小唐说：“你对我们还保密?再说了，秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看?”小王一听傻了眼。;分析与评述 一个组织有很多属于秘密、机密、绝密等不同秘密级别的文件和信息，这些文件和信息一旦泄漏出去会给组织造成不可估量的损失。秘书因为工作的性质，经常会接触到这些文件和信息，因而必须自觉地树立保密观念，严守秘密。 本案例中的王秘书，保密意识薄弱，把属于公司机密的标书草案和录入的电子文本随便置于其他人很容易看到的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被竞争对手知悉，后果就很严重了。因此，秘书在打印这些秘密文件的时候，如果临时有其他事情需要马上去办，一定要把文件收好，把已在电脑上录入的电子文件关闭，如果要离开办公室还要把电脑关机，秘书的电脑还应该设立只有自己知道的密码，同时，电脑不能让外人使用，以保证电脑里的秘密文件和信息不被其他人看到。;（四）实事求是的原则 坚持实事求是是一切工作的原则。这一原则对于秘书工作来说，更有它的特殊意义。因为秘书工作是为了领导决策提供依据的，如果在工作中没有坚持实事求是的原则，就可能会造成领导工作的失误，甚至会严重损害政府和机关的声誉1。因此，实事求是是秘书部门一切工作必须遵循的原则，也是秘书人员必须具备的职业品德。把它贯彻于秘书工作是实践，就是按照事物的规律办事，真实地反映情况，夹杂个人的情感，报喜不报忧，甚至是不惜捏造事实等。只有这样，才能向领导提供正确决策，才能协助领导避免决策的失误。才能算做好了为领导服务的工作。 ;第三节 秘书工作的任务和作用 ;;;;;;强调调查研究工作 ;;;;;新时期秘书工作面临的困难;（一）工作任务繁重，经常加班加点，没有节假日。 加班加点是正常的，不加班是不正常的。星期六保证不休息，星期天休息不保证。五天工作制变成五加二工作制，八小时工作制变成白加黑工作制，被戏称“无法无天”。天天有干不完的活，时时可能有急件急事要办，必须随叫随到，随到随办，不吃饭不睡觉，直至把事情办完。;（二）“ 婆婆” 多，众口难调，关系复杂，左右为难