管理文秘会务工作.pptxVIP

1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会见与会谈 5 技能训练; 教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。;教学重点与难点;案例分析：请柬发出之后; 5.1.1 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 5.1.2 会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：目的、任务、议题、作??。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 ; 5.1.3 会议的作用及缺陷 　1．会议作用 　 （１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．增强友谊，促进团结 （４）．统一认识，协调行动 　 2. 会议缺陷 　　 （１）．造成时间、精力的浪费 　　（２）．造成金钱的浪费 　　（３）．造成信息的重复、浪费 　　（４）．滋长不正之风 ;5.1.4 会议的种类 　1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按时间分： 定期和非定期。 3、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 4、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。;5.1.5 会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。 ;5.1.6 会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。; 2．文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3．生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4．安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。;5.2 会务工作流程图（会前）;5.2 会务工作流程图（会中）;5.2 会务工作流程图（会后）;5.3 会务工作的具体内容;2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时，本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、地点 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。;5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。; 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。;会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。