现代企业档案管理培训.pptxVIP

1 现代企业档案管理培训 2 有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。 正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。 一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。 3 什么是档案管理 什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。 4 档案管理的作用 凭证作用 参考作用 档案工作 是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。 5 档案管理工作原则 档案工作的管理原则一般有两条： 1、统一领导。 2、分级管理。 为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。 6 企业档案概念的涵义 企业档案是企业各项活动的历史记录。 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。 7 职工档案管理部门的职能 保管职工档案 收集、鉴别和整理职工档案材料 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 登记职工工作变动情况 为有关部门提供职工情况 做好职工档的安全、保密、保护工作 定期向企业档案室移交档案 办理其它有关事项 8 企业档案的一般分类 管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案 9 档安室的类型 普通档案、文书档案 技术档案 音像档案 人事档案 综合档案 联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心 10 企业档案的工作性质 管理性—对企业档案进行管理 服务性—为各单位提供查阅和参考 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。 是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。 11 档案管理现代化的总目标 第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准 确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。 备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。 12 档案管理系统 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。 电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。 13 档案管理制度建设 《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》 《档案利用制度》 《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》 14 档案管理制度建设 1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。 2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。 3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。 4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。 15 企业档案的收集渠道 本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。 16 文件材料的形成与归档 归档文件材料的范围 1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文 各类文件材料的归档要求 1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。 17 文件