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物料借用管理规定
目的:
规范公司物料借用管理,确保公司资产安全,提高成本核算的准确性。
范围:
分公司借用、展台(零部件展示)、展车、订单车预装、维修申请未通过的订单,其他用途不得借用物料。
要求:
a.展车、订单车预装、维修申请未通过的维修领料必须填写车架号,仓管员在DMS系统“备注”中写明车架号;
b.一张《借用出库单》只能填写一个对应事项或一个车架号,不能一张《借用出库单》上填写多个事项或车架号;
c.借用单必须经财务经理、总经理审批后,才能办理物料出库;
d.借用单上所有签字人员均须签上日期;
e.《借用出库单》一式三联,第一联借用人,第二联仓库,第三联财务;
f.业务完成后5天内办理完成借用物料退库、维修领料、精品加装领料。
g.已收款客户,精品加装若存在多次出库情况,销售顾问(销售顾问交到信息员处存档),仓库都要保管好精品加装单据,方便备查。
h.展车借用只限于整车库管员一人,订单车借用凭财务签字的精品加装单,借用出库单。
职责:
a.借用人负责填写《借用出库单》并完成相关审批流程,业务完成后凭《借用出库单》第一联到仓库办理退库手续;
b.仓管员严格审核《借用出库单》的填写是否完整,审批手续是否符合要求,并在DMS系统出库单中填写相关信息;
c.各部门经理严格审核《借用出库单》事项,对业务合理性负责;
d.财务部会计每周对《借用出库单》进行复核,对发现的问题及时反馈给仓管员;
e.分公司借用物料,需分公司财务经理、总经理,子公司财务经理、总经理签字后到仓库领料,财务部与分公司财务部对账、结算,展台借用物料由销售部门负责,财务部每季度组织盘点一次;
f.对订单预装车借用的物料,销售顾问必须先办理退库或填写《精品加装单》,然后去财务收银开票;财务收银员根据车架号在DMS系统查询该车是否存在借用物料未退库,有物料未退库的不予以开《机动车销售统一发票》;
g.展车、订单车预装、维修申请未通过的借用物料,仓管员每月5日打印给相关责任人,责任人每月10日前反馈给仓管部,财务负责监督。
处罚:
a.《借用出库单》审批流程不完整,仓管员同意发料的,处罚仓管员和仓库主管各0.1分/单;
b.对违规借用物料,处罚责任人和部门经理各1分/单;
c.对借用期超过60天的物料,处罚责任人和部门经理1分/件;处罚仓库主管0.5分/件。
d:未保管好单据的,处罚责任人0.5分/单。
流程:
财务经理审核售后经理审核部门经理审核填写《借用单》
财务经理审核
售后经理审核
部门经理审核
填写《借用单》
仓管员签字发料总经理审核
仓管员签字发料
总经理审核
附件:
借用出库单 年 月 日
序号
物料编码
物料名称
数量
用途
车架号
备注
借用人: 部门经理: 销后经理:
财务经理: 总经理: 仓管员:
销售部
客户部
水平事业部
网络管理部
综合管理部
市场客服部
财务部
总经理
财务总监
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