采购管理工作手册.doc

PAGE / NUMPAGES 采购管理流程手册－上海（草案） 目录 TOC \o 1-3 \h \z 第一部分 概述 1 1 前提说明 1 2 负责部门和职责 2 3 采购管理运作分类 3 第二部分 业务流程 5 1 采购申请及授权 5 1.1 流程图 5 1.2 管理方法 5 1.3 流程描述 6 2 供应商选择 8 2.1 流程图 8 2.2 管理方法 9 2.3 流程描述 10 3 采购 13 3.1 流程图 13 3.2 管理方法 14 3.3 流程描述 15 4 收货与记录 17 4.1 流程图－上海部分 17 4.2 流程图－上海复核 18 4.3 管理方法 19 4.4 流程描述 20 附件 24 采购申请单 24 采购审批权限表 26 供应商信息收集表 27 授权供应商清单 28 供应商选择比较表 29 订单汇总表 30 供应商评估记录 31 供应商考核报告 32 采购订单 33 采购检验单 34 领用单 35 概述 前提说明 采购的范围 采购是指企业在日常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。 本公司的采购范围主要包括以下内容： 固定资产 低值易耗品 (包括：办公用品) 专业服务 (包括：咨询费) 公共事业服务 (包括：电话费、邮电费、物业管理) 其他服务 (包括：业务宣传费、汽车费用、租赁费) 应付帐款 应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。 应付票据 应付票据是由出票人出票，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。 预提费用 企业在市场经营活动中发生的费用不一定当时就要支付，但按照权责发生制原则，应该将属于当期的费用计入当期。 本公司的预提费用主要包括： 租赁费 水电费 咨询费 利息 其他应付款 其他应交款包括教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。  负责部门和职责 部门 负责人员 职责 共同职责 全公司各部门 全公司职员 规范采购程序，建立、健全采购的内部控制； 为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。 特殊职责 计财部 费用会计 预算控制 从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核 编制与采购相关的会计分录 编制与采购相关的凭证 依合同及时付款给供应商 计财部 会计经理 预算控制 复核并批准所有付款凭证 行政部 采购员 根据采购申请要求联系供应商并询价，确定综合成本最低的供应商 向供应商发订单并进行订单管理 维护供应商资料库和采购业务资料 行政部 行政部总经理 审批采购申请单和订单 使用部门 部门总经理 控制部门采购预算 审核、批准部门采购申请单和付款申请单 使用部门 行政员 汇总部门采购申请 及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制 采购管理运作分类 采购管理的运作可分为： 控制环境 运作分类 具体工作 控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 采购申请 采购申请 及授权 采购申请与批准 文件设计和记录 独立复核 授权 预算管理 供应商选择 供应商选择 供应商授权 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 授权 确认供应商 资料管理和接触控制 独立复核 授权 供应商再评估 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 职责分工 采购 采购 编制采购订单 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 出具采购订单 资料管理和接触控制 独立复核 授权  控制环境 运作分类 具体工作 控制程序 收货并记录 收货并记录 验收货物 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 独立复核 确认采购 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 会计系统 付款 独立复核 职责分工 授权 会计系统  业务流程 采购申请及授权 流程图 使用部门 计财部 管理层 采购申请与批准 使用人 部门秘书 部门经理 费用会计 相应授权人 口头提出申请1 口头提出申请 1 填制采购申请单2汇总采购申请 填制采购 申请单 2 汇总采购申请 3 审批4 审批 4 预算复核5 预算复核 5 审批 审批 6 管理方法 管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。 使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。 计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。 公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。 管理部门 使用部门秘书、计财部费用会计 管理文件 采购申请及授权流程中包括以下文件: 文件名称 相关步骤 填制人