采购部的主要职能及作业流程.doc

PAGE / NUMPAGES 常州XX光电有限公司 采购部的主要职能及作业流程 文件编号：PZ-CGLC-001 采购部的岗位配置： 主管 主管 助 理 助 理 司机外协跟单采购员文员 司机 外协跟单 采购员 文员 二．采购部职能： 1．分析公司原财料市场品质、价格等行情； 2．寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握； 3．与供应商洽谈，并安排上门参观，建立供应商的资料； 4．要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较； 5．采购所需的物料； 6．查进厂物料的数量及品质； 7．对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估； 8．按采购合同或协议控制交货期； 9．呆料与废料的预防与处理。 三．采购人员的主要工作内容： 1．建立供应商资料与价格记录； 2．对采购物料进行ABC分类； 3．采购方式的决定； 4．市场行情的经常性调查； 5．询价、比价、议价及订购作业； 6．交期的进度控制； 7．进料品质、数量异常的处理； 8．税票资料的提供； 9．付款整理与核查； 四．作业流程 1.适用范围：生产物料采购及半成品（五金/木身/油漆/五金喷漆）发外加工 序号 作业流程 要求和说明 责任岗位 1 下达物料需求 下达物料需求 物控根据订单和库存情况，编制《物料需求计划》 PMC经理编制《外发加工计划》 物控员 PMC经理 2 编制采购申请 编制采购申请 根据物料需求表和供应商、价格等情况，一个工作日内报呈《采购申请表》 采购文员 采购主管 3 审批采购申请 审批采购申请 PMC经理1个工作小时审核交期和数量 总经理半个工作日内审核供应商和价格 PMC经理 总经理 4 下达采购合同 下达采购合同 采购主管根据总经理批准的《价格表》和《采购申请单》审签合同，并给财务及仓库各一份合同； 采购员 采购主管 5 供方确认合同并回传 供方确认合同并回传 一个工作日内签名确认并回传，如交期变更的，填写《变更通知单》给PMC，如价格有变更的，经总经理确认后填写《变更通知单》给财务及仓库； 采购员 6 进度跟催 进度跟催 根据合同及时跟进交期，如有交期异常，提前二天报《交期变更单》给PMC 采购员 7 供应商送货 供应商送货 供应商送货到公司后，首先联系采购部，采购员了解送货情况 采购员 采购文员 8 开具到货通知单 开具到货通知单 核对供应商送货单上的物料名称及编码，如有未标名的，必须按同情况开具《到货通知单》并与合同（传真件）一同送往仓库 采购文员 9 暂收物料 暂收物料 根据《到货通知单》和《合同》暂收物料，并通知QC检验 收发员 10 检验 检验 1个工作小时出具检验结果，检验不合格的，开具《检验报告单》，一联给采购，一联给PMC 来料QC 11 入库 入库 根据检验结果，合格的一个小时内办理入库，入库单、送货单、到货通知单于次日上午整理交财务文员 收发员 账务员 二．设备采购流程： 1．由各部门主管写《请购单》给生管，经确认后报刘总批准，采购部主管提供三家以上报价及设备说明给刘总审核后再采购； 三.文具用品/耗料及劳保用品： 每月底由物控按上月使用量进行规划请购，由行政部提供三家以上报价单，经总经理审核后采购； 包材，耗料及劳保用品：每月底按月使用量进行请购（可分批必须保证安全库存），由采购部进行采购，价格每三个月重新审核一次； 四.委外加工的流程（机加工/折弯等）： 五.零星现金采购(票据必须注明供应商固定电话及移动电话)： 限单批次在300元以下的现金采购，尽量在固定的几家供应商采购，如固定供应商没有此物料的，找多几家供应商进行比价，与采购主管协商，经确认后采购； 在300元以上至1000元以内的现金采购，需提供二家以上供应商，经采购主管确认后采购，采购主管将此列为需稽查的物料； 六．入仓管理： 常规物料价格没有异动的，《采购合同》可不需总经理签名。 禁止物料到厂后临时改高单价； 禁止不良物料滞留仓库超过三日以上； 没有《采购合同》的，仓库不得入仓； 外协配件或机加工件凭《到货通知》入仓； 七．对帐和付款流程： 现金采购的货款与个人费用分开报帐，任何货款必须有入仓单才能报销,每周一，周三，周五报帐，支借备用金超过1000元的，需报销后再借； 月结货款：每月5日前供应商需传真上月对帐单，财务部对帐确认后回传给供应商，超过当月20日前未传对账单的，货款顺延至下月再付； 现金付款： 开票结付：