档案数字化流程与规范.pdfVIP

档案数字化流程与规范 一、档案接收 档案接收概述： 档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过 程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进 行详细登记，建立电子 / 纸质接收登记和入库登记本，不出现漏 登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等 状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客 户进行书面交接并签字确认。 实体记录：档案的物理位置（库排架位置） 、档案的数量，档 案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。 针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。 准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字 确认。 质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我 方的下架接收清单进行比对。 如发现有误， 打印出勘误表由客户 签字确认。 接收客户档案的电子目录文件、光盘等。 二、档案整理 档案整理概述： 在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步 骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序