内审档案管理流程.docx

第一章总则 第一条K目的》为进一步规范内部审计工作，加强审计档案工作，确保审计档 案的安全完整，充分发挥审计档案的作用，根据上海 （集团）有限公司《内部 审计制度》、《档案管理规定》和保密管理规定等，制定本规程。 第二条K适用范围》本指引适用于公司审计部。公司旗下的所有子公司的内部 审计部门实施审计档案管理时参照本规程执行。 第三条K释义》本规程涉及的相关术语按以下释义理解： （-）审计档案：是指审计部在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，具 有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。 （二）审计档案管理：是指审计部对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、 统计、鉴定、移交和销毁等T作。 第四条 K审计档案种类1审计档案分为如下两类： （-）审计项目档案； （-）审计行政档案。 第五条 K审计档案介质1审计档案包括如下介质形式: （-）纸质档案； （二） 电子档案； （三） 声像档案。 第六条 K档案期限分类］］审计档案分为永久性档案和当期档案： （-）永久性档案，是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后 审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案； （二）当期档案，是指那些记录内容经常变化，只供当期审计使用和下期审计参 考的审计档案。 第二章审计档案管理的职责 第七条 K审计助理的职责》对于审计部档案管理，审计助理承担如下职责： （-）对审计档案按照项目档案（按项目分）、行政档案（按事出和职能相结合 分）进行分类管理； （-）对于电子档案，每月制作纸质档案，并编制档案H录后报送综合协调部; （三）对于纸质档案，按照档案类别对档案资料进行编号，编制案卷冃录和卷内 目录装订成册，归档口录电子版月报综合协调部； （卩l|）平时在部门内部收集整理行政档案资料； （五） 在审计档案向综合协调部移交前，对审计档案进行妥善保管，保证档案的 安全和完整； （六） 办理其他单位或部门调阅审计部档案或工作底稿的相关手续； （七） 对于档案屮无关或重复的资料，进行鉴别，删除或销毁无需归档或重复归 档的资料； （A）会同公司档案管理部门办理档案销毁的相关手续； （九）公司有关档案管理的其他职责。 （十）每年3月底之前已经办结的属于集团层面和4个二级单位层面的审计类文 件，做好移交清单，移交综合协调部。 第八条 K项目主审的职责》对于审计项H档案，项忖主审承担如下职责： （-）对主审的项冃的档案资料的完整性、真实性负责； （-）在项冃作业过程中收集并初步整理审计项冃档案资料； （三）在审计项冃结束Z后，按项冃分类进行编码立卷，并向审计助理移交项冃 档案资料。 第九条 K审计部总经理的职责』对于审计档案管理，审计部总经理的职责是: （一） 档案管理工作规程的修订和完善； （二） 对档案的安全和完整负最终责任； （三） 其他单位或部门调阅审计部档案的审批； （四） 销毁审计档案的审批。 第三章审计档案管理对象 第十条 K应归入审计项目档案的资料II在审计项忖实施过程屮，如下资料应归 入审计档案： （一） 审计项冃立项书； （二） 审计项H工作方案或审计计划； （三） 审计通知书； （四） 与审计项日有关会议的会议纪要，包括审计进场或退场会议纪要； （五） 审计报告各个稿次； （六） 审计决定书、审计意见书及审计建议书等； （七） 项目实施过程中收集的审计证据； （A）项口实施过程屮编制的审计工作底稿； （九）与审计项目有关的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料； （十）与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料； （十一）其他应归入审计项目档案的文件材料。 第十一条 K应归入审计行政档案的资料》在审计管理过程屮，如下资料应归入 审计行政档案： （一） 与具体审计项冃无关的行政文书，包括集团、下属单位或其他部门的来文、 工作联系单、通知等； （二） 审计部门综合管理的资料，包括总结、计划、例会会议纪要等； （三） 部门制度，包括内部审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程图 等； （四） 培训资料，包括相关的法律法规、会计审计准则、房地产行业知识及参加 内部或外部业务培训的资料； （五）其他，包括公司的制度及操作规程、作业指引等。 第四章审计档案管理的内容和方法 第十二条 K审计档案的收集U审计档案的收集包括： （一） 审计项目实施过程屮对审计项H档案的收集； （二） 审计部日常管理过程中对审计行政档案的收集。 第十三条K审计档案的收集要求』审计项冃实施及日常管理过程中，对审计档 案的收集： （-）审计档案按照完整、精炼、有效的原则进行收集； （二） 项冃关键节点的文档耍收集齐全； （三） 针对特定审计事项的关键审计证据要收集完整； （四） 审计工作底稿等项目资料在由主审移交审计助理之前