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书面沟通技能 书面沟通技能 书面沟通的作用、特点 书面沟通原则 简历写作 商务信函 论文写作朱纪平 浙江大学管理学院书面沟通的作用 信息易于记录和永久保存 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 信息传递速度快 可以更多关注细节方面的信息 比口头表达采用更为精确的用词朱纪平 浙江大学管理学院商务写作与一般写作比较 商务写作 一般写作 较为严谨、正式? 较为宽松、非正式 平白直述? 多有修饰 读者针对性强? 读者多层面 一般用第一或第二人称? 运用变换的人称 负有一定的法律责任? 通常无需负法律责任朱纪平 浙江大学管理学院商务写作的重要性 组织内部沟通的公文 组织外部沟通的公文朱纪平 浙江大学管理学院公 文定 义目 的职责说明某一职位工作性质描述，用于业绩评估，工资评定和聘用审核传递信息：说服有才能的人报名；树立良好形象年度报告总结全年的财务情况，向股东汇报传递信息：说服持股人支持本股；投资者购进该股；树立良好信誉（公司健康运营）感谢信写给供货商、客户或任何帮助过公司和公司员工的个人或组织树立良好形象组织外部沟通的公文朱纪平 浙江大学管理学院公 文定 义目 的概 要附在文件前的说明，告知对方发送公文的原因传递信息：说服对方阅读文件；树立良好信誉和形象月、季度报告总结该时段内的利润、生产和问题的报告。用作计划下时段活动的参考传递信息：树立良好形象和信誉（报告内容准确、完整；作者了解公司的情况）政策、规章公报公司政策和规定的声明（例：怎样订货等）传递信息：树立信誉（政策和规定是合理的）业绩评估对职员的表现进行评估；附改进意见或提拔推荐传递信息：说服员工不断提高自己的水平祝贺信祝贺获奖、升职或得到社区认可的员工树立良好形象组织内部沟通的公文朱纪平 浙江大学管理学院书面沟通的原则 思维清晰 目的明确 全面了解主题 换位思考朱纪平 浙江大学管理学院书面沟通的基本形式 备忘录；电子邮件； 信函；建议书； 报告；摘要 ……朱纪平 浙江大学管理学院备忘录组织内部信息传递的形式。可以写在白纸上，而不一定是印有组织抬头的信笺。要求简明扼要，较长信息采用附件。四个基本要素：日期、主题、送交、发送有时可包括附件和复印件不需附加的问候、地址或签名朱纪平 浙江大学管理学院电子邮件组织内外部信息传递的形式。要求简明扼要，较长信息采用附件。使读者在无须大量使用“下滚条”的情况下能读取整篇文章通过标题栏和首段来吸引读者需附加的问候、地址或签名朱纪平 浙江大学管理学院发送前检核 是否称呼对方名字并使用了适当的问候语？ 是否已通读电子邮件以检查是否有错误？电子邮件的语气是否热情友好？ 是否鼓励进一步联系？ 文档作为附件还是作为邮件正文发送？ 以纯文本格式还是以html格式发送？ 是否使用了主题行？ 邮件主题是否足够吸引读者？朱纪平 浙江大学管理学院电子邮件注意 与不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的 语气，包括适当的称呼和敬语。 使用简单易懂的主题行以准确传达要点。 说您要说的话，但简明扼要。 使用易于辨认的字体和大小，商务通信中避免矫饰华丽的风格。 使用显示完整的联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称。 收到合法发件人的电子邮件，及时确认收到。 外出24小时以上，使用自动回复功能。朱纪平 浙江大学管理学院报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。朱纪平 浙江大学管理学院特别报告初始报告例行报告调研报告中期报告操作报告计划报告评估报告设计报告可行性报告检验报告审查报告建设报告工作报告进展报告正式报告目击报告非正式报告报告的部分类型朱纪平 浙江大学管理学院成功报告的条件 报告内容应该统一 报告内容应该完整 所有的信息应该准确 基于逻辑分析和材料分类的写作 内容表述方式应使计划清楚 报告写作风格应简单精炼，便于阅读 尽量使所有可能的读者都易于了解朱纪平 浙江大学管理学院 笔头沟通实践简历的写作商务信函论文的写作朱纪平 浙江大学管理学院简历的写作精彩简历的七大要点﹡重点突出﹡语言准确﹡版面美观﹡评价客观 ﹡真实 ﹡全面 ﹡简练 朱纪平 浙江大学管理学院简历写作要领 ﹡长度 ﹡重点 ﹡细节 ﹡风格 ﹡格式、打印和纸张朱纪平 浙江大学管理学院简历的内容﹡姓名、地址、电话﹡事业发展目标（2－3行）﹡教育程度﹡奖励和荣誉﹡经历﹡参加的活动﹡证明人朱纪平 浙江大学管理学院简历的种类﹡时间式简历 — 倒叙﹡技能式简历 — 教育和经历与现所申请 的工作无联系 — 改行 — 最近的工作经历容易被误解朱纪平 浙江