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你用过电子档案的方式保存采购文件吗 你用过电子档案的方式保存采购文件吗quest; 政府采购业务档案是政府采购部门履行职能的历史记录和有效凭证，政府采购文件形成涉及到政府采购工作的多个环节和岗位，是一项具体细致、责任重大的工作。所以，采购文件归档管理是现实的迫切需求和政府采购法提出的要求。 为此，天津市政府采购中心与时俱进，联合天津市档案局及第三方专业机构以实践需求为基础，以法律规定为依据，以提质增效为目标的电子档案课题立项攻关，本文为课题研究成果的一部分，通过分析政府采购文件用电子档案方式保存的内在需求源动力和外在驱动力，研究了网络环境中采购文件形成、归档、档案管理的规律，为实现政府采购业务电子档案的管理模式创新提供了具有操作性实践方法。 采购业务电子档案管理研究背景 （一）客观需求的源动力。 随着政府采购活动电子化水平的提高，采购文件以电子文件为主、纸质文件为辅的格局已经形成。而采购业务档案管理仍沿用归档纸质文件传统做法的同时，往往又增加了归档电子文件的内容，实行了归档纸质文件与电子文件的“双套制”管理。在采购业务系统中已实现了采购文件的电子化，本应极大地减轻相关工作人员的负担，但是，采购项目经办人和档案管理人员不得不承受在采购业务系统处理电子文件后再整理纸质文件的双重压力。与此同时，因采购业务种类多，数量大，相关人员不仅要承担繁重的纸质文件和大量的扫描工作，而且归档的采购文件收集、整理工作量大，需要使用的档案库房、密集架、档案盒、纸张、整理、扫描、保管费、折旧费等管理成本巨大，还导致了纸质、电子信息重叠、冗余和管理上的混乱。如何妥善保管政府采购业务档案，达到提升工作效率，降低保管成本，提高管理效益的目的，采购文件以电子档案方式保存是最佳的选择。 （二）法律规定的驱动力。 《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条规定：政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。此项规定为政府采购电子档案管理提供了法律依据和发展方向。与此同时，《中华人民共和国政府采购法实施条例》释义进一步明确了实行采购文件用电子档案方式保存的前提条件是： 1．电子档案应当满足采购文件统计分析、积累采购经验、作为证据接受监督检查和司法调查的保存的目的。以电子文档方式保存采购文件，通过具体制度和措施，保证电子档案真实可信，特别是要保证档案具备证据价值。 2．电子档案要符合《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国电子签名法》的规定，政府采购业务档案应当真实记录政府采购活动的过程，能够反映采购活动的真实面貌。满足电子签名法的数据电文满足原件形式和文件保存要求及数据电文要符合可靠电子签名的三个条件，电子签名制作数据用于电子签名时属于电子签名人专有，签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制，签署后对电子签名和对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 电子档案证据价值的保障措施 政府采购业务电子档案是由采购文件转化而来的，所以，采购业务系统产生的采购文件具有法律效力是前提。 （一）政府采购业务系统中电子文件证据价值的研究。 按照《中华人民共和国电子签名法》和《中华人民共和国政府档案法》的要求，依据国家财政部及相关部委的相关规定，政府采购业务的每一份电子文件具有法律认可的证据价值需做到： 1．应用先进的技术作为保障。采购业务系统实现CA证书、电子印章、个人电子签名、身份识别、板式文档等技术的综合运用。 2．应用规范的流程作为保障。通过细化采购文件归档范围内每一份采购文件在业务系统中形成的当事人、操作流程、归档节点相关责任人等每一个环节，用流程控制作为一种保障措施。 3．按照国家档案行业标准规范，确定必须形成且要求归档的采购文件元数据，以此作为保障电子文件真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称四性）重要措施。 （二）电子文件归档的技术保障措施。 采购业务电子文件归档过程的真实可信保障。天津市市政府采购中心的招投标系统、招投标监控系统、网上商城系统、竞价系统和电子文件归档系统无缝对接，自动获取版式的归档电子文件及元数据，把描述采购业务电子文件内容、背景、结构及其管理过程的什么人、什么时间、什么地点（IP地址）、做了什么的真实记录与采购业务电子文件一并归档，并进行归档电子文件“四性”检测。监控录像资料按国家相关规定进行归档的视频资料切割、视频编缉、录入目录数据等操作，形成录像电子档案。 (三)电子档案管理的技术保障措施。 1．利用单点登录技术使电子文件归档和电子档案管理系统与业务系统使用统一的CA证书登陆，并采用数字签名等技术，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。 2．电子