PMC部门跟单管理程序配合相关工作规范订单的运作.docVIP

跟单管理程序 1.0??? 目的 为规范订单的运作，使到各项作业有章可依，有据可循，并达到预期效果；同时也使其它部门能了解业务部门的运作特点，以便配合相关工作，从而更好地开拓市场，服务顾客，特制定此文件。 ? 2.0 范围 本程序适用于公司在内地工厂业务部的一切运作。 ? 3.0?? 相关文件 《样板制作程序》CFOP-T06 《业务运作程序》CFOP-T07 4.0?? 术语 1）? 订单评审：由市场部主导，组织PMC/生产/采购/QC/研发等部门主管或相关人员参加的针对具体订单的审查会议。 2）? 白样：未达到做货标准的样板 5.0 权责 1）内地市场部：负责反馈工厂信息给香港市场部，并对香港市场部传达的客户要求做出相应处理。 2）香港市场部：负责与客户联络，传递信息，并权衡工厂实际，公司利益与客户要求等，把握市场业务，指导内地市场部的运作。 3）样板房：根据内地市场部提供的指令和规格，进行样板制作。 4）采购部：采买新物料后，需通过“样板物料采购单”一并向市场部提供采购物料的单价，回馈关联信息。 5）产品开发部：负责搜寻顾客需要的新物料并提供信息。 6）研发部：负责“工程单”的编制，并将客户的明示要求和隐性要求转换成适用于本工厂运作的产品制作方式。 7）样板管理室：在品质部的管理下，负责有效报关所有产前的生产板。 6.0 作业程序 6.1 业务管理 1）客户联络 香港市场部人员负责与客户联络，并将客户信息通过电邮的方式共享给内地市场部，内地市场部担当人员据此编制“客户信息档案”，仅限在市场部内部保存并参考。 2）? 样板制作 市场部接到客人的样板制作要求后，审查规格，开具“造板通知单”给样板房。 若样板涉及新物料，则开“样板物料采购单”给采购部或者产品开发人员以采买新物料。 样板完成后，由市场部跟单人员做最终确认，确认ok后寄给客户。 3）? 询价 市场部接到客户询价信息后，转给市场部估价员进行估价，使用表格为“估价表”。 估价时，估价员以采购部提供的新物料价格及生产部提供的制作工时作参考精确估价。 估价完成后，由市场部经理确认此价钱，并由相关市场部人员报价给客户。 6.2 订单处理 1）订单审查 市场部收到客人订单后，对型号/品名/数量/单价/货期/规格等进行审查，确认无误后，开具“生产单”，分发至各部门，“生产单”元件由市场部保管，同时将客户PO和本单有关的其它资料一并集中保存，并提供白样交研发部参考，由研发部开具“工程单”，若是新产品，市场部需召集PMC/生产部/采购部/QC/研发部进行订单评审，一致确认新产品规格/品质要求/注意事项等，若无特殊情况，订单评审工作于每周星期五下午三点定期进行。 2）? 打稿 对于新产品，客户会提供资料，市场部收到资料后，对资料进行审核，确认无误后开具“菲林打稿外发单”给打稿公司，进行输出打稿处理，并于打稿完成后，进行核对，再寄稿纸给客户确认，客户确认之后，将菲林/打稿转交外发部一安排印刷等事宜，每个月月初，由市场部对上个月所有输出打稿单据进行汇总，分不同供应商，制作总表给财务部，同时一并递交所有单据。 3）? 产前样板制作在生产之前，市场部安排板房用打稿或大货物料做产前板，制作数量最少留三套。 此样板必须是完整板，跟大货的生产规格/用料完全一样，样板完成后，贴好“样板标签”，经市场部主管批准后，转交样板管理房。 4）? 订单变更事项管理 当客户对订单有变更时，市场部需先同其它部门确认变更是否会对现有进度有影响。 若有影响，则由市场部同客户沟通，对于客户执意要变更的，需同客户确定由此产生的影响及其费用，并分担责任。 若无影响，则由市场部修改“生产单”，必要时通知研发部修改“工程单”，并分发至各关联部门，由各部门自行处理变更的关联内容。 6.3 确认交期 参与进行订单评审，依据工厂生产能力，物料采购周期，生产周期，客户品质要求等确定产品的实际交期，提出评审建议或意见记录到“订单评审报告”中，对完成评审的订单建立：订单主排期表“，便于后续跟进和编制。 6.4 确认生产计划 依据“订单主排期表“，产能，未出货的生产订单交期和各种物料货期到厂日期，制定“主工序生产计划”，完成后交总经理及其助理批准并发布执行。该计划每周更新一次，更新日为每个星期五，执行开始日为星期一。 6.5 物料控制 1）依据工程单，结合仓库库存状况确定物料净需求量，根据经济订购和生产计划，确定物料的订购数量和交货期限，编制“物料需求计划”。 2）根据生产进展状况和市场部的要求，协调采购部门和生产部门出现的问题，决定生产进度提前或推迟，并跟进订单变更而出现的物料问题。 3）物料经检验入仓后，计划处开具“物料发放单”，生产部门据单到仓领料。 4）欠料和追料: 依周生产计划，制作“周欠料表”，并依据采购部答复的交货数量和期限进