购销存环节流程控制.ppt

嘉汇汉唐书城购销存环节流程控制 调查时间：2004年11月15号 调查目标：书城存货环节内部控制过程 地点：小寨嘉汇汉唐书城业务部 被采访人：张剑（业务部采编主管） 小组成员介绍：薛瑞芳 侯乐平 王芳 朱利光 杨鹏斌 林杨 CONTENT 书城概述 经营线索 具体运作流程 风险控制 内部牵制 盘点 总结 概述 嘉汇汉唐书城是西安市内一家大型图书超市，书城经营社科，财经，法律等上百类10万多种图书和音像制品，拥有高标准的计算机信息处理系统和科学先进的管理手段。有别于其它中小型书店，它的所有业务都是通过电脑信息系统联网操作完成。 BACK 经营线索介绍 书店经营的主要线索主要分为以下3个方面： 购货环节 销货环节 存货环节 BACK 购货环节 采购部一共有5人组成，分管不同的书籍类型，例如文学类，计算机类，教育类等 图书的采购直接与出版社联系（通过网络，电话，传真），与全国500多家出版社建立信用关系 图书相关信息来源：各地的图书展览会，相关报纸（图书商情报） BACK 图书的采购预算：有分管不同书籍类型的采编主管做出，根据： 1：个人经验 2：全国畅销书排行榜 3：各类图书订货会行情等 运输环节：由购货方，承运方，出版社签订运输协议，风险由承运方承担 BACK 销货环节 根据不同书类制定上架数量，如计算机类一次上架10-15本，畅销书类上架500本 零售环节根据POS销售日报单返回财务 大宗采购则是签订协议（合同）的方式，待批销单送客服签收后报送财务 购物卷销售模式，是指书城所发放的免费购物卷，购物卷上标明一定数额的面值，供消费者消费时直接抵消书款。购物卷其它企业赠送给职工的福利，有企业和书城签订合同，企业预先支付款项，同时由书城签发购物卷。购物卷消费时等同普通结算。 BACK 存货环节 零库存概念：即绝大部分的图书进货数量较少，直接上架而不通过中转库。例外：古籍，字典，畅销书除上架部分外，剩余进入中转库 当销量达到一定值时，计算机系统有自动提示功能，以便及时有中转库补充上去。当中转库不足时，向中心库求助 。（在内部控制中详细介绍） 图书的分类采取类似与图书馆分类法，但是由于图书馆分类法分类过于细致，不适合书城，因此只是选取常用项目对图书进行分类。同时由于图书馆分类法较为古老，一些图书无法分类，比如目前非常热门的励志类图书在图书馆分类法中并不存在，因此采取一种更为灵活的方式。 BACK 具体运作流程 在嘉汇汉唐书城的经营过程中，具体的业务流程可以分为以下三个方面 物流 票据流 信息流 物流 采购下单订货 出版社发货 货到书城 物流拆验 分层分货 上架 零售出库 批销出库 退货出库 赠送出库 其它出库 司机-物流-验货-仓储 BACK 票据流A 订货单 （采购部下） 随货同行单 （物流拆验时核对 单据，有误标记） 电脑收货单 （与随货同行单核对， 电脑操作员签字） 电脑货品账增加 电脑应付账增加 随货同行单 送至财务 零售:POS销售日报单，返回财务 批销:批销单送客户签收后返回财务 采购退货:外地退货单附发货运单； 本地退货单由供商签收。 核单会计审核随货同行单和电脑单 票据流B 随货同行单 送至财务 三个销售 环节 财务 做账 货品帐 增加 应付帐 增加 附注：物流与票据流2者同时进行，互相配合 BACK 信息流 各种收货单 系统付款单 各种货品信息 向供应商采购信息 向供应商付款信息 现欠供应商款信息 POS零售 各种出货单 各种货品信息 客户销售信息 收回客户款信息 现客户欠款信息 货品结存信息 BACK 风险控制 1:经营方式：先书后款，书城并不承担书籍的购买成本，只有当书销售出去时，才于出版社进行结算 2:运输过程风险由承运方承担，运输方和书城以及出版社签订图书运输合同，运输过程中所有风险有运输方承担（包括保险）。 4:销售风险即防盗控制： 　　　（1）全部采用pos结账方式，每一本书的销售都会在计算机系统中存在记录。 　　　（2）采取先进的防盗系统，在每本书上贴有磁条，只有在结单时方可消除磁条；同时在出入口处有防盗通道，一旦逃单通过防盗通道，报警器当即报警，避免逃单现象发生。 5:购买保险有效避免因为不可预料情况出现的的重大损失，如火灾等。 BACK