安邦物业档案管理制度.doc

新华物业档案管理制度 按《档案分类明细》进行归档，按《档案管理规定》进行管理。 为严格公司档案管理，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。 档 案 分 类 明 细 （行政人事部） 档案类别 编号 具体内容 存放柜号 A类 工程档案 / A-01 物业产权资料，施工设计资料，综合竣工验收资料（图纸另存） A-02 物业接管验收资料 A-03 图纸类 B类 设备档案 / B-01 设备设施概况及图册、来源于： 房地产E网 房地产E网 / 物业经理人 / - / 设备台帐 设备档案（出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡，保修协议） 设备登记卡 C类 合同文件 / C-01 物业销售合同、物业接管类各种合同及物业管理方案，公司证书、许可证、各种批复等 C-02 各种供方合同、经营合同 D类 员工人事档案 / D-01 员工花名册 倍讯易 / / D-02 员工档案（按部门分D-02XZ、D-02CW、D-02AG、D-02HW等发文记录等） E类 来往文书档案 发文 E-01 各种报告、申请 E-02 协作单、函 E-03 对外通知 收文 E-04 收文资料（内部发文） E-05 收文资料（外部发文） G类法律法规 / / 略法律法规 H类 物业管理运作档案 规章制度 H-ZG-01 综合类：受控文件清单、质量记录清单、工作手册 XZ 人事行政管理 H-XZ-01 公司/部门目标责任书 工作计划及总结 综合检查及不合格报告 H类 物业管理运作档案 XZ 人事行政管理 H-XZ -02 培训管理包括：1、年度培训计划 2、培训记录 3、员工培训档案 4、培训效果报告 H-XZ -03 会议记录 H-XZ -04 员工考勤、考核记录 H-XZ -05 物资申购及管理：物资借记、购物申请记录 社区文化活动管理 H-SW05 公共宣传资料 H-SW06 社区文化活动年度计划 活动记录 业委会资料 G-01 业委会成员档案、批复、相关文件 G-02 计划、会议记录及其它活动记录 I类 创优资料 / I-01 创优方案 综合检查记录 整改计划 说明 制表： 审核： 档 案 分 类 明 细 （酒店式管家服务中心） 档案类别 编号 具体内容 存放柜号 D类 员工人事档案 / D-01 员工花名册 / D-02 员工档案（略） E类 来往文书档案 发文 E-01 各种报告、申请 E-02 协作单、函 E-03 对外通知 收文 E-04 收文资料（内部发文） E-05 收文资料（外部发文） F类 财务管理档案 财务档案 F-01 固定资产类资料 G类 法律法规 / / 略法律法规 H类 物业管理运作档案 规章制度 H-ZG-01 综合类：受控文件清单、质量记录清单、工作手册 XZ 人事行政管理 H-XZ-01 公司/部门目标责任书、工作计划及总结 综合检查及不合格报告 H-XZ -02 培训管理包括：1、年度培训计划2、培训记录 3、员工培训档案4、培训效果报告 H-XZ -03 会议记录 H-XZ -04 员工考勤、考核记录 H-XZ -05 物资申购及管理：物资借记、购物申请记录 房屋 管理 H-WG01 房屋验收、业主入住资料 H-WG02 物业统计表，巡查管理 H类 物业管理运作档案 客户服务管理 H-FW01 业主临时公约、住户手册、管理处排班表 公司及外单位通讯录、业主通讯录 H-FW02 来电来访登记表，日统计表，月报表 H-FW03 信息处理记录表 H-FW04 维修单 H-FW05 走访记录 H-FW06 住户意见调查记录 H-FW07 有偿服务月统计表 H-FW08 办证记录 H-SB06 二次供水管理 H-SB07 公共设施维修保养记录 Y类 业主租户 资料 / *栋*房 或 ***铺 收楼通知书 住宅小区业主/租户登记表 承诺书 楼宇交接书/房屋交接备忘录 住户手册/物业管理合约 前期物业管理服务协议 业主(住户)身份证复印件 装修须知/装修责任合约 装修申请表(附：装修平面图) 装修施工人员出入证申请表 装修施工许可证 装修工程施工验收申请表 施工/装修现场检查表 空调、防盗门(网)等安装批条 保证书 说明 制表： 审核： 档 案 分 类 明 细 （工程部） 档案类别 编号 具体内容 存放柜号 A类 工程档案 （备份） / A-01 物业产权资料，施工设计资料，综合竣工验收资料（图纸另存） A-02 物业接管验收资料 A-03 图纸类 B类 设备档案 / B-01 设备设施概况及图册 设备台帐 设备档案（出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡，保修协议） 设备登记卡 C