大型活动策划与管理会议策划与管理.pptx

会议： 会议策划与管理;第一节 会议策划;2、会议策划的主要内容和要求 （1）确定会议目标 明确切实 时机条件成熟 会议目标之间关系协调;（2）确定会议议题 服从会议目标 主题立意要高 处理好主体和议题关系 高效性 表述准确 符合会议权限;（3）确定会议参加对象 目的、性质、议题、规则等 -- 法定会议（组织章程、议事规则） -- 会谈、谈判、国际多边会议 -- 协会、学术会议 -- 纵向会议、部分横向会议;（4）会议发言 --- 形式、发言人、顺序 --- 类型： 传达式、汇报式、审议式、讨论交流式;注意事项： A、发言要切题 B、尊重与会者发言权 C、精选发言内容，注重发言者能 力素质 D、控制发言人数、时间 E、合理安排发言顺序;（5）会议规模 A、效果 B、效率 C、场地情况 D、成本;（6）会议地点 A、交通便利 B、设施与服务 C、会议地点本身的色彩 D、营造良好气氛;（7）会议时间 A、时间、议题、成本 B、各项准备工作 C、当地民族风俗和宗教习惯;（8）策划会议的议程、日程和程序 A、会议议程 B、会议日程 C、会议程序;区别 议程 --- 总体安排、概括明了、不任意改动 日程 --- 各项活动安排（1天以上） 程序 --- 议程的明细化、具体化;（9）会议公关与宣传 --- 传递会议信息 --- 提高会议知名度 --- 创立会议品牌 --- 争取支持和赞助;A、时段 会前、会间、会后 B、方法 媒体沟通、内部宣传、气氛渲染;第二节 会议现场管理;1、会议现场布置 （1）会议室规格与布局 A、课堂 B、“U“ 形 C、中空方形、圆形 D、变形 E、圆桌;;;;;1、会议现场布置 （2）布置会场所需的时间 布置时间、收尾时间、需要的工作人员数量等;1、会议现场布置 （3）会议主题布置 A、会标的制作 会标每个字的规格 = （台口宽度 - 间隔）+（字数+2）;1、会议现场布置 （3）会议主题布置 B、会徽 C、台幕 D、主席台的布置 E、桌签的制作 G、与会人员坐席安排;（4）会场的装饰布置 旗帜、花卉、灯饰、工艺品的陈列 庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会;（5）会场视听环境的布置 A、听觉环境 B、视听设备与会议室容量 C、座位安排 课堂形、剧院形、圆形等 ;2、会议注册管理 --- 迎接人员 --- 现场运作 --- 安排工作人员 --- 现场资金管理 --- 交通安排;2、会议注册管理 （1）布置会议登记注册处 A、指示标记 B、足够的空间 C、专职人员指导 D、大型会议应有多个登记台 E、提供同伴和家属登记的地方;2、会议注册管理 （2）提前准备好注册表 A、注册表中应有与会人员名单 B、临时参会人员应引导其自行登记其基本信息 C、设置“请赐名片”处;2、会议注册管理 （3）按参会人员身份的不同予以分类登记 嘉宾、赞助人、一般与会人员、新闻记者等;（4）注册工作人员应经过培训 A、清楚会议场地、大会基本情况、与会者提问的问题 B、英语 C、自己不能处理的事情请协调员帮忙 D、佩戴“会议工作人员卡” E、遇到抱怨时合理解决 F、站立、微笑迎接与会人员;（5）发放资料袋 会议的全套资料： 活动安排表、各类代金券、介绍 函、发言人介绍、组委会情况、展 览信息、出席者名单、紧急事故说 明、附近餐厅名单、附近购物区名 单、附近交通线路图;3、会议入场管理 （1）限制入场管理 --- 代表证 --- （2）票券受理 --- 代金券 ---;4、会议录像、录音服务 （1）质量要高 （2）复制录像、录音带 （3）保密工作;5、商务服务 商务中心： 打字、复印、电话、传真等 明确公布商务中心的收费标准。;6、会议餐饮服务 早餐、午餐、晚餐、茶点休息、 酒吧、招待会、自助餐。;（1）制作团体菜单 （2）预先准备，了解特殊要求 --- 特色 --- （3）做好茶歇服务 人数、时间、空间、75-100人一张食品台、 咖啡（茶）等饮料食物、统计消耗量与剩余 量用以预测;（4）其他注意事项 饮食供应速度、对天气状况有 所准备、提供新颖食品时考虑 味道与外观相符、注意特殊状 况;7、会议安全服务 （1）会议防盗管理 --- 防范为主 --- 员工教育 + 加强内部管理 + 配备 安全设施;（2）突发事故的处理 客人报失、停电、食物中毒等;（3）会议保密管理 绝密会议、机密会议、秘密会议 A、制定保密纪律 B、技术保密 C、文件保密 D、会场保密 E、新闻、宣传报道的保密;第三节 会议突发事件对策的策划;二、进行