公司证照管理制度.docx

精品文档 公司证照管理制度 一、目的 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理， 防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。 二、借阅原则 一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 三、证照资料的种类 1．证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、 开户许可证、 土地使用证、 房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。 2．所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报 告等。 3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董 事会任命文件、政府部门公文批复等。 4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 四、证照资料的保管归档 1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心 专人统一保管； 2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管； 3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送； 五、证照资料的使用管理 1、各部门因工作需要， 借阅、借用、复印证照资料， 须到行政中心填写 《公 司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门 主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续； . 精品文档 2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印 等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理； 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申 请延期，手续与上述 1 相同，但最长不得超过 15 天； 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告 外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续； 5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“ JPG 彩色版”或“ PDF 彩色版”格式供大家使用， 在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 六、证照的年审、到期、变更 证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织 机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登 记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其 他证件由最初办理证件的部门办理年审、 变更、延期等手续， 证件归属部门负责 在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。 七、相关责任 1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录， 确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认， 证件管理人负有登记的及时性和完 整性的责任； 2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管， 确保公司证件的完整性和整洁性， 使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。 . 精品文档 公司证照使用申请单 申请人 申请部门 申请时间 证照类别 □原件借阅 □复印件 □电子档 证照名称 （份数） 使用时间 归还时间 用途说明 部门主管 行政主管 保管人 审 核 审 批 公司证照使用申请单 申请人 申请部门 申请时间 证照类别 □原件借阅 □复印件 □电子档 证照名称 （份数） 使用时间 归还时间 用途说明 部门主管 行政主管 保管人 审 核 审 批 . 精品文档 公司证照使用汇总表 日 期 申请部门 申请人 证照资料名称 / 份数 备注 第 页 . 精品文档 .