第十章时间管理与差旅服务.pptx

《秘书实务》;时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。;第一节 时间管理概述;案例分析;5.拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7.为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中各部门同事传阅； 9.在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 请问你有何办法帮助??秘书解决问题？ ;二、时间管理的陷阱;（二）不好意思拒绝别人 1.接受请托比拒绝更容易 2.拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 3.我想做一个广受爱戴的人 4.我不懂得如何拒绝;（三）“反正时间还早”——拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。;（四）文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 ;（五）喋喋不休的“电话粥” 1.不分优先顺序打电话 2.没有充分准备就打重要电话 3.电话的谈话离题 4.与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制;（六）源源不断的信息 1.纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 2.电子的形式：电子邮件、互联网 3.声音的形式：面谈、电视、广播、电话 ;三、跨越时间陷阱;四、时间管理方法 （一）计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点是日计划、周计划、月计划。;二、时间管理方法 （二）“四象限”法 应有重点地把主要精力和时间用在处理那些重要但不紧急的工作上，也就是说更多把握第二象限的时间。 “四象限法”最大的功能在于让人们把大部分时间花在最需要的地方。;D;马上执行;二、时间管理方法 （三）ABC分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事务划分为A、B、C三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的方法。 除综合运用上述方法外，往往还需考虑到应付意外的突发事件及临时不确定性事件。 ;1.分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2.列表分析ABC时间管理分类 见表10-1 3.确定ABC工作的先后顺序 4.判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性;分类;5.实行ABC时间管理方法的步骤 A 独处：把应做的工作列出清单 B 归类：把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析：三类 D 填写分类表 E 实施：全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。 F 每天坚持如上步骤;三、办公室时间管理 （一）控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。; (二)制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清单。;三、办公室时间管理 （三）拟订日程表;第二节 上司日程安排;一次迟到丢失一次商机;一、上司日程安排的概念及意义 （一）概念 指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做出合理的计划, 并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。 （二）意义 1.有利于上司及组织管理层之间的工作协调。 2.有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作活动，避免出现时间冲突。 3.有利于组织内其他相关部门联系工作。;二、上司日程安排的内容 1.各种接待、约会（包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾）。 2.商务旅行活动（当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习）。 3.参加各类会议（各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等）。;4.到生产地进行实地检查或指导（优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作）。 5.组织的各类重大活动的安排。 6.领导私人活动的安排（在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等）。;三、上司工作日程表的编制 （一）年度工作计划表;（二）月工作日程表;（三）周工作日程表;（四）每天工作日程表;（五）多人日程表;四、安排上司日程应注意的事项 （一）统筹兼顾 所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作，避免发生撞车，使整个事件安排如