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秘书基础知识要点 秘书基础知识要点1 应用文书的概念与制发 (一) 文书的含义与分类 1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。 2. 分类： (1) 行政公文(通用公文) 党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。 行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。 党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。 (2) 事务文书 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。 (3) 商务文书 意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 (二)通用公文的制发程序 包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。 1. 草拟 (1)人名、地名、数字、引文准确。 (2)结构层次序数，一 (一) 1. (1) (3)使用国家法定计量单位。 (4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。 2. 审核 行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。 3. 签发 上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发; 下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。 应用文书的格式 一、通用公文的格式 (一) 通用公文用纸和印装规格 1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm*297mm。 2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm1mm; 订口(左白边)：28mm1mm; 版心尺寸：156mm*225mm。 (二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。 (1) 主题词：先标类别词，再标类属词。主题词用三号黑体字居左顶格标识， 词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持谁办文，谁标引的原则。 (2) 抄送：主题词下空1行，左空1字。用三号仿宋字体标识。名称中间用逗号 隔开，最后一个标句号。 (3) 印发机关和印发日期：印发机关左空1字，印发日期右空1字。三号仿宋字 体。印发日期用阿拉伯数字标识。 (4) 版记中的反线：版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线，即反线，宽度同 版心。 (三) 通用公文的特定格式： 1. 信函式：发文名称后不加文件两字。范文机关全称下4mm处为一条横线为武文 线(上粗下细)，居下页边20mm处为文武线(上细下粗)。 2. 会议纪要格式 ***************会议纪要 第*期 XXXXXXX办公室 X年X月X日 应用文书的要素 一、材料：一系列的事实和依据。包括四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。 (一)材料的占有 (二)材料的鉴别 (三)材料的选择 1.围绕主题选择材料 2.选择典型材料 3.选择真实准确的材料 4.选择生动新颖的材料 (四)材料的使用 二、主题：要求正确、深刻、新颖、集中。 三、结构： (一)内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。 1.开头的方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。 2.层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。 3.段落：提行式、条款式、篇段合一式。 4.照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应。 5.结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、禿尾。 (二)要求：严谨、自然、完整、统一。 四、语言 (一)标准：准确、简洁、平实。 (二)应用文书专用语言： 1.开头用语：为了、根据、鉴于、目前、兹有 2.承启用语：根据~~~决定，为了~~~现决定，拟采取以下措施，经~~~研究，答复如下。 3.引述用语：悉，收悉。 4.批转用语：批示、阅批、审批、批转、转发、印发。 5.称谓用语：我、贵、你、本、该 6.经办用语：经、拟、施行、审定、会议听取了。 l 1、三要素：论点、论证、论据。 2、类型：立论、反驳。 3、方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。 三、说明 1、方法：定义和表述，分类和比较，数字和图表。 秘书基础知识要点2 文