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发文管理制度 发文管理制度 PAGE / NUMPAGES 发文管理制度 发文管理制度 【更正记录】 版本 更正种类 校正日期 部门 校正人 简要说明 执行日期 创办 新建制度 校正 圆满制度 【审批人员】 姓名 部门 职务 审批建议 审批日期 【发散情况】 1 、本制度以邮件形式发散至全体员工。 1 第一章 目的 第1 条 为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作，保证发文质量，一致规范 文件的发放流程，特拟订本制度。 第二章 适用范围 第1 条 本规定适用于本公司内全部公文。 第三章 管理职责与分工 第1 条 行政部作为公文归口管理部门 负责公司发文流程、内容的优化、监监工作。 行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、取销及文件规范性检查等 平常管理工作。 第2 条 人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣 导。 第3 条 各部门职责 依照各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审查、讲解工作。 负责向相关部门进行发文前的征采建议并依照建议反响进行更正。 负责发文的详尽执行与监监工作。 第四章 公文分类内容 第1 条 制度类：规定、制度、方法、决定及方案等。 第2 条 报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3 条 报表类文件： 业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。 第五章 各样发文流程（详情见附件 1 ） 第1 条 制度类 2 拟稿：由各部门依照需要起草相关制度。 审查：由拟稿部门最高负责人审查。 征采建议：部门审查后，由拟稿部门以邮件形式向相关部门征采建议，并根 据反响建议及的确需要进行更正， 定稿。校正制度需要填写 《制度校正表》 （详情见附件 2 ）。 4 签发：由拟稿部门组织相关部门会签，再由 CEO 确认。 用印：由行政部依照同意情况予以加盖相关印章。 执行： （1 ）制度类文件均有试运行阶段，试运行阶段三个月，由拟稿部门负责总结、 收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等，结合本质情况决定是 否更正制度。 （2 ）以公司名义宣布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工； 以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，全部签发原件由 行政部归档。 第2 条 报告类 报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。第3 条 报表类文件 拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员依照原数据统计进行报表编制和统计剖析。 审查：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审查。 签发：部门负责人将审查后的报表类文件提交行政部， 由行政部将相关文件按种类分类整理后转交 CEO 签字确认。 3 用印：由行政部依照同意情况及业务需要予以加盖相关印章。 执行：行政部将 CEO 签字后的报表类文件发回拟稿人，拟稿人依照情况需要发送相关部门，部门负责人依照报表反响情况剖析原因进行相应跟进措施。 第六章 发文格式要求 第1 条 排版：为保证文件格式一致，在编写文件时一律按以下序次进行填写： 第2 条 更正记录：将编号、版本号、校正日期、执行日期等全部填好。首次更正 记录为 “创办 ”。 第3 条 格式以下： 第4 条 目的 第5 条 适用范围 第6 条 管理职责与分工 第7 条 规定内容（详尽依照文件内容确定） 第8 条 附则 第9 条 发文编码规则 1 依照档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号，详尽编号规则 A-B-C-D ； 如：行政部 2018 年第 1 号管理制度 2018-ZD-X-001 业务部 2018 年第 3 号通知 2018-TZ-Y-003 详尽释义详情见表 1 4 表 1 文 表 序 号 示例 注 1 A 年度 2018 管理制度 —ZD 、 2 B 会 要 — JY、 文 通知 —TZ 、 法— BF 裁 —Z； 人力 源部 — R； 3 C 部 拼音首字母 部 / 金融部 — C；行 大写 政部 — X； 部 —Y ； 技 部 —J 4 D 文流水号 001 、002 、003 ? 以 001 开始 5 版本号的编写规则： （1 ）创办时版本号为 1.0 ，再次更正时如变动不大，则版本号升级的间隔为 0.1 ；如更正时发生重要变化或更正三次以上，则版本号由小数点符号前 的数字直接加 1 升级，小数点后的数字归零。 编号的管理 （1 ）编号的申请：文件的编制部门（人员）在编制文件时，向行政部申请一 个编号。 （2 ）编号编制原则：行政部在编制文件 / 记录编号时应依照文件编号方法及现 有的文件 / 记录的编排序次进行编号，防备出现重号、漏号现象。 （3 ）编号的更正、撤消：若文件的更正或撤消等行为引起其文件号也发生变 化，则需到行政部对此文件号进行重新编号或换号，行政部要如期对