信息处理及收集方法.pptx

一、概述二、信息收集三、信息整理四、信息传递五、信息的利用和储存六、信息的保密能够被利用的信息然后按相关性和意义进行筛选使之成为无组织的数据被组织成为信息一、概 述1、基本概念 数据：指未经加工过的，未经分析的事实。 信息：只有经过分析和处理的数据。 信息系统：采集数据并将其转换成可用的信息。 信 源信 道信 宿反馈反馈2、信息系统的组成 信源、信道、信宿 3、秘书工作的基本要求 信息的特点：客观性、传递性、实效性、共享性、 开发性、保密性 秘书信息处理的原则：密准快高层管理中层管理基层管理适用信 息 特 征来源外部范围宽广综合的水平综合时间范围未来内部狭小详细历史信息二、信息的收集 信息的收集是信息收集者为满足使用者的需要，根据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。 信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。1、秘书收集信息的特点 秘书收集的信息资料带有全局性、综合性 秘书要为突发性任务做好信息资料准备 秘书收集的信息有较长时间的使用价值2、信息收集的方式 传统式收集开拓式收集(在传统式收集的基础上，组织健全的信息网络，从中获取信息，如Notes、MRPII等)3、收集信息的主要方法 阅读法调查法交换法 三、信息的整理 信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递、利用和贮存。 信息整理是整个信息处理工作的核心。 加工筛选编写 信息整理的方法发文机关文件__发〔________〕××号______关于________工作的____收文机关∶??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????. ??? ???信息表述的主要方法：文字描述法图表法数据一览表链型Y型轮型环型全通道型四、信息的传递 把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者，它是信息工作的衔接手段。单通道传递多通道传递 信息传递的方式 口头传递 书面传递 电讯传递 网络传递 信息传递工作要根据信息的具体情况选择不同的途径迅速准确地进行。在必要情况下考虑成本。五、信息的利用和储存 1、信息的利用 信息工作的全部意义在于充分利用信息。 充分利用信息对秘书来说是为上司决策提供适用的信息。2、信息的储存 信息的储存是把已利用过的和尚未利用的、有继续使用价值的信息存放起来以供以后使用。 信息储存不是一个孤立的环节，它始终贯穿于信息处理工作的全过程。 对反馈回来的信息，也应根据其价值的大小选择储存。 信息储存的方法 分类； 记录； 建立检索系统公司文件待处理部门内部事务电话号码常用表格信息的维护（1）信息的保管要确保安全可靠（2）定期检查信息的完整性（3）剔除已失效的信息（4）重要信息双重备份 六、信息处理的保密工作保密工作是信息处理过程的一项重要原则与任务保密渗透在信息处理的各项活动范围内保密的防范措施(1) 加强对保密知识的学习与了解(2) 不断提高自我保密意识(3) 自觉遵守保密制度(4) 不断提高保密工作技能这是秘密！9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。11、越是没有本领的就越加自命不凡。12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。。16、业余生活要有意义，不要越轨。17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。Thank You... You made my day!---敢为天下先，勇争第一 如生产车间的问题反馈单经秘书传给相关中试技术人员；找出解决方法后又经秘书反馈回生产车间。 如召集会议，主管定下会议主题，秘书整理后传达给相关与会人员。 各种信源、信道和信宿组合在一起构成信息网， 秘书做为信息网络的中心，处于信息网的枢纽地位，是信息管理的主角。快：信息本身的时效性决定了信息处理必须迅速、及时，不能拖拉积压。大如今年七八月的与洪水搏斗过程中无线ETS的安装，小如每月的异常反馈单，不及时完成就会影响考勤数据处理，造成扣错款。准：信息与信息处理程序必须准确，关键信息需要仔细核实，不能随意增减，带着感情色彩任意夸大或缩小。简：简化信息处理的中间环节，缩短信息处理旅程，提 高工作效率。密：在信息处理过程中要有保密意识，严格遵守保密制度。信息工作的全部价值在于适用，秘书提供的信息要围绕主管或部门工作的中心。如中试部的秘书就不用把工作重心放在收集竞争对手的信息上。从来源来说，项目经理只须知道本项目的事情，主要从公