会议室管理培训课件.pptx

会 议 室 管 理 培 训会议室管理员引言 ●会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。 ●会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。【会议的作用】会议是工作的一个重要组成部分。会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。由此可见，会议对人们工作的重要程度。思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？？ 目 录1会议召开2电话会议3接待礼仪4 投影仪突发状况的简单处理 目 录1会议召开2电话会议3接待礼仪4 投影仪突发状况的简单处理会议筹备 会议室管理模块 会议过程 会议善后 会议基本礼仪 【会议关键要素的确认】序号要素内容强调1会议目的和类型确定会议目标和希望达成的结果，对会议进行定位 不开无目标的会议2会议主题、时间和议程确定会议的主题、时间和议程并事先进行公告 不开无准备的会议3会议参加者●主持人●记录人●参与人员（包括决策者、直接参与讨论者、相关知情协作者、参与学习者等） 为避免会议同质性的后果，最好的方法是让参加会议的人员尽可能多样化，使会议在决策时出现尽可能多的观点和意见。 理想的情况是，与会人员应该包括所有与议题有关的人员和最后决策者。4会议资料●准备会议资料；●若有必要，应事先分发会议资料 理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。5会场准备●会场布置●座次安排　谁去做这些会前的准备工作？NO部门秘书？会议室管理员？NO 既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。你们认为，会前需要做哪些准备呢？会前筹备 —会前准备确定会议需要使用设备和用品种类、要求，如白板纸、激光笔、移动投影等；确定与会人员，统计与会人数；人员设备 会前准备我司现共有会议室及培训室23间，其中总部有9间、体验中心有9间、培训基地有5间，可根据不同需求选择相对应的会议室。确定会议类型，接待还是内部会议，大型会议或者小型会议，以便安排不同规格的会议室；地点类型 【会议关键要素的确认】如何与与会者沟通会议时间？ 为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。例如： “您好！我是***部门的***，我们计划召开关于……的会议， 想邀请***参加，会议初步定于…….，大约持续……， 请问是否符合您的时间安排？”【发送会议邀约】必要时需对与会者进行其他提醒，例如：携带相应器材，做好发言准备，相关注意事项等。总部会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况一楼一号18座会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。固定投影二号10座会议式桌型，董事会桌椅内部会议、接待使用。固定投影三号18座会议式桌型，课桌式桌椅内部会议、讨论使用。固定投影二号一号17座会议式桌型，董事会桌型内部会议、大型接待使用。固定投影二号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。移动投影三号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部门会议使用移动投影四号10座会议式桌型，流动式桌椅小型部分会议使用。移动投影中心会议室66座培训式桌型,流动式桌椅大型接待，公司级大会、培训使用。三楼一号11座会议式桌型，董事会座椅CEO专用，可供借用。固定投影二号10座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用。固定投影体验中心、培训基地会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况三楼A20座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪B27座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪C30座会议式桌型，培训式桌椅市场部开会使用有投影仪四楼A20座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪B25座会议式桌型，培训式桌椅内部会议、讨论使用有投影仪五楼A 10座会议式桌型，培训式桌椅CEO开会使用有投影仪B22座培训式桌型，培训式桌椅CEO开会使用有投影仪B12座会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪六楼A16座会议式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪B30座培训式桌型，培训式桌椅内部培训、开会使用有投影仪另：在颜莊A栋二楼设有培训室4间，三楼设有培训室4间 会议需求者需提前一天预定会议室，未经申请，不得擅自使用会议室 存放路径： file://mars/DATA$/%E8%A1%8C%E6%94%BF%E9%83%A8/%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E5%AE%A4%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%91%98/0