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档案室管理制度 一、总则 为公司发展需要， 加强公司档案的管理和收集、 整理，改善以往 部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端，有效保护和运用档 案，特成立档案室并制定档案室管理实施细则。 公司档案管理实行各部门收集归档， 档案室集中分类保管， 提供 利用的原则。 二、档案室规划 （一）档案室应处在一个通风良好、 干燥、光照不强且场地面积较大 的场所。办公大楼空闲的中大型办公室中， 3 楼现有的储物室，是很 好的选择。可以变为公司档案室。 （二）办公设备要求： 1、按各部门档案分类规划，每个部门标配档案柜 2 个。特殊部门按 照实际情况可增加档案柜。 2、配备电脑、打印设备一套。 3、必备办公用品（档案盒、装订设备、印章等）及防虫、防霉、防 潮、防火设施。 4、由前台以及行政经理各拿一把钥匙， 做为保管。 不得转交他人。 前台做好查询档案人员的所在部门、姓名以及来访时间和离开时间。 并陪同查询。一定要有 2 人及以上在场。 三、文件材料的归档 （一）文件材料归档范围： 文件材料归档，指公司在运营发展中及各部门在完成其职能活动中 形成的可能成为工作中的依据。 可供参考、 借鉴的文件材料由前台进 行收集， 按公司统一的分类方法分类整理、 保管，并按公司规定移交 期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。 （二）文件归档要求： 1、各部门应指定专职人员（文员）进行文件的收集、整理工作。并 按本细则中规定的移交时间，完整、系统地交与前台； 2、档案的登记制度，档案文件收进、发出、借出都要进行严格的登 记登记便于掌握文件的去向，并且方便收回； 3、将整理完毕的文件，随即收集归档。 4、对整理完毕的文件进行检查，是不是有残缺的或不全，如有应及 时追回补上，以免时间一长，找不到责任人； 5、注意活动中的文件的归档。指公司领导人及有关人员外出开会 的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。 6、文件归档必须填写“文件归档清单” 格式如下：序号、文件题名、份数、归档部门、移交人、接受人、时 间、保存期限、 备注。 四、文件材料的分类及各类文件材料归档制度 （一）文件材料的类别 依据各类文件材料的内容、事件的不同，将公司各类文件材料分 为管理性文件类、 工程项目文件类、 质量管理体系文件类、 会计文件 类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案 类八大类。 （二）各类文件材料管理制度 1、管理性文件类 ⑴管理性文件归档范围 企业根据其性质不同，分为行政管理类及经营管理类两类。 ⑵管理性文件材料的归档制度 ①归档的文件材料必须字迹清楚工整， 文件格式符合要求， 避免使用 圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料； ②归档的文件材料要完整、系统、准确；归档的文件必须是原件。 ③保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号； ⑶ 管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件， 由各部门的助 理将应归档的文件整理好，交于前台归档 。 ⑷管理性文件材料的归档份数 ①各类管理性文件材料一般归档一式一份。 ②公司编有发文号的文件归档两份， 一份归入案一份用以编发发文汇 编。 ③其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当加其他 归档份数。 2、工程项目文件类 ⑴归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确； ⑵归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、 签字认可手续完备；竣工图应每页加盖竣工图章。 ⑶工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验 收后三个月内必须交由前台归档。 ⑷公司对工程项目文件材料归档一式一份（套）