文件控制管理制度.docxVIP

精品资料 精品资料 编号： BSY-RR(2015)-02 题目： 文件控制管理制度 批准/日期 发布部门 RSXZ 页数 1/5 审核/日期 生效日期 2015年5月1日 起草/日期 新版本号 V1.0 原版本号 文件控制管理制度 1目的 建立一套统一的文件管理体系，对文件、资料的编写、统计、发放、更改、保管和报 废等过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按照正确的规程作业， 促进整个管理体系的 顺利运作。 本管理制度依据 GBT/19001:2008-ISO9001:2008 制订。 2适用范围 适用于本单位质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、表格、图标及 经识别的外来文件管理。 3定义 质量手册：本规定本组织质量管理体系的文件。 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定程序的文件。 作业指导书：为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。 表格：为证明系统执行有效之记录。 外来文件：非本单位制订，但直接支持质量管理体系的文件。 受控文件：按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。 非受控文件：所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。 4工作程序 4.1文件分类、编号方法 公司规章制度和管理文件的编号格式为： BSY (- DN)-TT (YYYY)- XX(FOO) 受控文件DN :大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编 码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。 各部门分配代码：工程管理部 GC、计划财务部 CW、人事行政部 RS TT:大写英文字母，文件类型； 受控文件 Subject 文件控制管理制度 编号： BSY -RR(2015)-02 题目 页数 2/5 RR 一规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度； QP —质量管理文件，公司运转过程中的各类程序文件; WI I表示作业指导书 YYYY :阿拉伯数字，表示文件修订年份。 XX :表示文件流水号 F : 表示文件下的附件表单 OO:表示表单流水号 4.2编号、审批、版本表示方法等规定 文件类型 质量方针 质里:目标 质量手册 规章制度 程序文件 作业指导书 表格 代号编写 人事行政部 经理 管理者代表 各部门 负责人 各部门 编写人 各部门编写人 审批 管理者代表 无 管理者代表 各部门 各部门负责人  负责人 批准 总经理 总经理 管理者代表 管理者代表 管理者代表 版本号 Va.b Va.b Va.b Va.b Va.b 初始版本号 V1.0 V1.0 V1.0 V1.0 V1.0 4.2.1文件版本、状态更改规定 版本号用英文Va.b表示，初始版本为V1.0。若内容和程序修改则更换相应数字编号。 文件版本修改以9次为一个单位，即当 b超过9时，a自动加1。 受控文件与非受控文件 文受控文件公司使用的文件均为受控文件， 加盖受控印章。为了使客户了解公司质量管理情况， 通 常会提供给客户有关文件，该文件通常不受公司文件修改之控制，为非受搭 文受控文件 文件的发放、变更及废止 经批准执行的文件由其主管部门确认发放范围并执行发放， “原稿”存档，发放文件为已 经加盖受控印章的原稿复印件。 Subject 文件控制管理制度 编号： BSY -RR(2015)-02 题目 页数 3/5 4.4.2发文字号编订方法: 发文类别 公司层制度、行文 人事行政部通知 备注 发文字号 XX发字XX年第 【XXX】号 XX行字XX年第 【XXX】号 XXX表示文件流水号 文件修改必须由原编订、审核、批准部门重新审核、批准发布。对受控文件应建立《文 件修订记录表》，并注明修订详细情况。 新文件发放时，发文部门必须同时收回原作废文件， 经管理者代表同意销毁或加盖“作 废”章保存。 企业对内对外发文、文件接收均应填写相关记录表，对外行文需要接收方填写《文件 接收登记表》，并做好存档。 5公司各文件保管及保密第一责任人如下： 工程项目资料：项目经理财务详细资料：财务经理 工程项目资料：项目经理 财务详细资料：财务经理 人事档案资料：人事行政经理行政文档资料：行政助理 人事档案资料：人事行政经理 行政文档资料：行政助理 6文件管理方法 设置文件柜(或资料柜)分区域、分类别保存。 资料夹外侧应标明档案名称，资料夹内首页应有目录，各种资料均应编号，统一使用电 脑A4纸张，并有凸出标贴，以利查找。 目录上应标明档案名称、文件名称、文件类型、文件编号、合同金额等显著信息。及时 更新资料目录，保证电子稿与资料夹内目录内容一致，便于查找。 …………―――-受控文件 一般文件按年度分类，工程资料等可按项目分类，确保分类清晰。 乂」，人 I ? 加强对资料原件的保管，在目录中注明原件及复印