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草拟会议通知 (一)学习目标 能够草拟会议通知。 (二)会议通知的草拟 1.会议通知的一般形式 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电报(明码电报)通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用又分为预告性通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 会议通知都应按规定办理，没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。如果应该被通知的人没有接到通知，他可以提出这次会议没有按照法定程序办理，而否认会议的效力。有的国家一些公司的股东会议，常有因此而发生诉讼的。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利；但是组织者不发通知或通知有错误，就是组织者的责任。 有些单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求通知人签名，事后通知人要追踪落实。 2.发会议书面通知的技巧 (1)写信封。要写清收文单位的地址和单位全称，有时还要写收信人姓名。特别要注意的是，单位名称不要任意简化，例如收文单位是京华外贸公司，不能简化成京华公司，如果随意简化，就容易使人误解和错发。 (2)装通知。信封写好后，要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍，不要漏装。 (3)封信皮。通知装入信封后，要逐个的将信皮封贴起来，防止失落。 (4)核对。将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。 (5)发送。信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。 (三)发会议通知应注意的事项 (1)对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。 (2)一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。 (3)对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。 (4)发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否则很难通知到所有与会者或有关与会者。 4.书面通知的格式要求。