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低碳经济档案信息化论文 一、高校档案管理领域低碳信息化概念的提出及其必要性 档案信息化是指运用现代信息技术将传统的档案实物、文本，包括图片、文件、信函及声音资料等转化为相对应的数字信息，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。实现档案管理低碳信息化的必要性主要体现在节约资源、降低能耗、减少污染等方面。在我国实行可持续发展战略中，“低碳”理念的培养关系着我国未来能否持续有效的发展。同样，在档案管理信息化建设中，我们应该同样重视低碳的作用。走低碳发展道路，既符合当前气候环境合作的要求，也符合当前经济社会可持续发展的路径。 二、低碳信息化的三大原则 应开展档案管理信息化低碳制度的可行性研究，在档案信息化管理相关制度修订中，增加低碳排放的有关规定，使电子文件的归档、档案数字化、数字化档案的保管、传递、利用等工作都能实现有序、标准和规范，为推动低碳信息化做保障。 三、低碳信息化的实现路径 建设高校档案管理领域的低碳信息化，实现档案管理的可持续发展，要从不断改进档案管理现有的软、硬件环境入手，改进档案管理模式，实现建设效益化、管理低碳化、归档自动化、馆藏数字化、利用网络化。（一）建设的效益化。在档案信息化建设过程中，要从节约成本、提高效益等方面来考虑最优化路径的设计，系统评估、比较研究，达到事半功倍的目的。如在软硬件设备等的投入方面，要建立合理的资金投入预决算制度，加强各项经费管理，使每一分钱都发挥其最大效益，以有限的投入达到产出最好的服务效果和最大的利用者满意度。（二）管理的低碳化。引入先进、科学的管理理念，提倡“低碳管理”的理念和模式，提高档案管理的效益和水平，降低档案收集、整理、查阅、利用等日常档案管理流程中不必要的能耗。例如，档案查阅是档案管理工作的一项重要内容，查阅工作的难易取决于档案管理系统的合理布局。而改善布局的有效方法就是加强对查阅资料的统计分析，利用这些统计数据，重新设计档案利用的流向方式和分类布局。（三）归档的自动化。目前许多高校都在大力推进办公文件自动流转归档系统的建设，这较好地满足了不断增加的电子文件的管理和利用需求。但高校要归档的材料不只局限于文书性材料，还有大量的教学、科研、财会、出版等专门性材料，使得归档自动化的难度大大提高。应通过对电子文件归档管理办法与技术手段的研究，探讨高校OA系统与教学、科研、财务等业务系统信息的有效集成和共享在文件收集归档环节的应用，逐步实现归档工作的自动化，从源头上解决传统归档工作需要耗费大量人力、物力，成本高、效率低的问题。（四）馆藏的数字化。随着国内信息化工作的稳步推进，高校档案界对档案数字化尤其重视，但在此过程中，或多或少地存在着各种资源浪费，这种浪费大多是可以避免的。因此，在馆藏数字化方面，重点是要更新观念意识，采取积极的管理手段和技术措施，实施低碳、经济、高效的数字化。一方面，应通过归档鉴定、筛选等环节，对档案进行数字化的必要性研究，制定科学合理的数字化范围，确定需要数字化的档案材料；另一方面，通过对数字手段的规范研究，在数字化过程中采用无损、经济、高效的数字化及存储方案，将馆藏纸质档案转换成数字影像文档，实现“以文本为检索对象，以原稿图像为检索结果”的全文检索，这样既可以降低数字化过程中的资源消耗，提高资源利用率，同时也可以很好地保存纸质档案原件。（五）利用的网络化。档案信息的网络利用高度依赖于先进的技术手段，因此其重点和难点在于信息技术的突破。例如技术标准的统一、身份信息的网络认证、电子签章的有效验证、传输利用过程的信息保密、网络系统的安全保障等问题，这些都是开展网络化迫切解决的问题。通过对电子文件、电子公文查阅利用办法与技术手段的研究，改变传统档案利用方式；应用档案门户网站、档案信息化应用系统等平台，实现档案的在线网络利用，降低打印、复印纸张的频率。通过对档案信息资源与公共信息资源数据库的关系研究，构建起高校档案共享及远程利用系统，实现各高校之间档案信息的共享和传输，优化信息资源配置，以达到查阅利用高效化、低碳化的目的。 四、低碳信息化的保障措施 为保障低碳信息化的有效实施，就需要妥善解决观念、技术条件、安全保障等诸多方面的问题： （一）观念意识创新。低碳视角下的档案信息化建设，不仅需要档案人员主动学习新的信息技术，熟练运用科技手段完成归档管理与服务利用工作，还需要档案人员将低碳意识融入到日常工作中，在开展信息化工作时切实做到低碳、高效。这就需要档案人员及时更新观念意识，本着低碳、高效的工作思路，科学、规范、创造性地开展档案信息化工作，做节能减排的有心人。 （二）信息化平台建设。在档案信息化应