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文书管理制度规范 1 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 文书管理规定 □ 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化 , 以增进文书处理之品质及效率 , 特订定本规则。 第二条 范围 本规则所称文书管理 , 指总管理处各部、室、中心或各公司 ( 含事业部、业务执行部门 ) 与外界来往的文书 ( 包括电报 ) 及关系企业 ( 含公司内容 ) 各部门间来往文书 ( 包含签呈 ), 自收 ( 发 ) 文至归档全部 过程之办理与控制。 □ 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理 , 各公司 ( 工厂 ) 所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。 第四条 管理部门 ( 一 ) 总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、 2 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 往的文书 , 以各公司总经理室或管理处为管理部门 ; 营业、采购、工 务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书 , 得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 ( 二 ) 各公司 ( 工厂 ) 所在地与外界来往属地区性文书 , 以其所在地 之经理室或管理处 ( 或总务部门 ) 为管理部门。 ( 三 ) 关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室 以上部门为管理部门。 ( 四 ) 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登 记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜 ; 文书未按规定处理 者, 管理部门不得受理。 第五条 主办及会办部门 ( 一 ) 文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门 , 如 有涉及其它部门时 , 其它部门则为该项文书的会办部门。 ( 二 ) 本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下 表 资料报送对象 主办部门 提供部门 备注 一、金融机构 财务部门 各 各公司会计 法律事 二、主管机构 公司会计处 处( 科) 各 务室 法律事 3 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 ( 一) 税务主管 ( 科) 法律事 机构 ( 二 ) 商业 务室 各公司 及证券主管机 总经理或独立 ( 三) 工厂主 厂区之管理部管机构 ( 四) 外 门 资材部 秘 汇贸易主管机书室 营业部 构 三、报界 门 各公司总 ( 新闻 ) 资料 经理室 ( 统一 四、业务往业 格式由各公司 客户 ( 业务上需 会商决定 , 如 要及推广产品 以企业体为 宣传资 ) 五、 主, 则由各公 股东及一般性 司总经理室提 客户 ( 编制各公 供资料并由总 司或关系企业 管理处总经理 体年报 ) 营业部 室汇编 ) 门  公司会计处 务室财务部如 ( 科 ) 各公司 发布资料涉及 会计处 ( 科) 公司业务政策 各公司会计 事项应后始得 ( 科) 及技向外宣布。 术、工务部 ( 一 ) 务求文字门 各公司会 简要 , 设计新计处 ( 科) 各 颖, 以便作为 公司总经理 企业宣传之辅室 由营业部 助工具。 门委请设计 ( 二 ) 编印前编制 各公司 及总管理处有关部门 □ 行文 第六条 行文类别 ( 一 ) 函: 发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人 或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。 4 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考 ( 二 ) 公告 : 就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 ( 三 ) 便函 : 关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 ( 四 ) 签呈 : 下级对上级有所请示或报告时使用。 ( 五 ) 电报 : 业务处理须以电报行文时使用。 ( 六 ) 表格式公文 : 政府机关规定之表格式公文及公司人事令等 , 可依实际需要印为固定格式使用。 ( 七 ) 其它 : 司法文书依据司法部门规定程序实施 ; 诉讼文书 , 依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 会议记录及例行表报等的发送不必行文。 第七条 行文名义、署名及印信借用 ( 一 ) 对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下 : 1. 以公司名义由董事长署名盖董事长职章 : 属政策性或影响公司重大权益的行文。 2. 以公司名义由总经理署名盖总经理职章 : 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。 5 2020 年 4 月 19 日