秘书基础知识要点.pdf

《秘书基础》知识要点 第一章 秘书工作及其发展趋势 知识要点提示 ： 《汉书》中所说的秘书， 是指皇宫内 秘藏的书籍 或谶纬图箓之类的文图资料。 今天的 “秘书”是一种职称或职务， 是一种社会职业， 是指直接协助各领导机构和领导人或私人处 理 日常工作 的人员。 秘书工作 是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性 管理活动。秘书工作 的基本属性有 辅助性 、政治性、 服务性 。根据秘书工作各项具体任务的性质， 可分为 “政 务”和“事务”两类主要任务。 我国秘书工作的发展趋势， 包括 参谋职能强化 趋势、 秘书工作 管理科学化 趋势、 办 公手段现代化 趋势。办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即 起始 阶段、 发展 阶 段、 完善 阶段、 成熟 阶段。 第二章秘书工作的基本原则、特点和作用 知识要点提示 ： 领导活动是秘书工作的环境， 领导意图是秘书工作的核心。 领导活动是在一定领导环境 确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。 领导活动的要素概括为三个方面： 领导者、 被领导者、 作用客体。 领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。 领 导意图的形成是马克思主义普遍原理、 上级指示、 领导智慧、 管理活动规律分别与各项具体 管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。 秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用 用、窗口作用。 秘书工作在领导活动中的特点有依附性、 综合性、 服务性、 机密性、 政策性。 秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、 “按规章制度办”原 则、“不分亲疏、一视同仁”原则、 “通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相 处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。 第三章信息与秘书工作 知识要点提示 ： 信息是客观世界各种事物 运动状态 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作 用的直接或间接的 表征 。信息经过 传递 再现客观事物的状态。 、信息从不同的角度， 可以有多种分类，按 信息源 的性质可分为：自然信息 、 社会信息 两大类；按 信息的表现形式 ，可以分为 语言信息 、 文字信息 、 数据信息 、 图像信息 四大类； 按信息来源的方向 ，可以分横向信息 、 纵向信息 、 外部信息 、 内部信息四类；按信息 的稳定状态可以分为 静态信息 、 动态信息两大类； 按信息存在或作用时间， 可分为长时 信息、短时信息。信息的主要特征是开发性 、共享性、无限性、 时效性。现代社会信息工 作的基本特征是 信息载体多样化 ， 信息传递迅速化 ，信息社会化、全球化。信 息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、 信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。 秘书信息工作的特点有针对性、 综合性、 时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪 原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、