浅析项目运用组织管控流程体系时的优化综合管理手册汇编.docVIP

. . . PAGE / NUMPAGES 浅析项目运用组织管控流程体系时的优化 ——《综合管理手册》汇编工作经验交流 [关键词]：组织管控 流程体系 优化 自总部《组织管控流程体系文件》落地以来，项目在运用中不断总结与反馈，现已适应并能熟练的运用。因为不同的项目始终存在区别，一个流程体系文件也无法事无巨细的阐明执行中的要点。所以如何针对项目自身优化流程，从易于执行的角度把项目确定的目标去执行到位，是项目始终需要探索的问题。 为此，需要在项目层面上来优化组织流程管控体系，结合项目实际出台各类工作指引，明确工作流程中的工作责任和工作方法，规定过程操作的准则和提示，以实现业务管理的规化，确保业务运作的效率和准确性。 一、优化管控流程体系文件的目的 通过何种方法对局部性的、孤立性的、单点性的各类流程进行优化，首先必须基于可运作的现实以与可改进的方向，考虑和现有业务的承接和延续性，因此优化必须在流程相关运作节点中形成有效的过渡。同时大量的实际操作是通过表单模板来落实的，所以通过解释表单模板，优化建立易于落实的工具也是十分必要的。为了建立有效的优化措施，项目进行了大量的学习和调研。 （一）对标学习 今年年初，项目公司启动了与同业对标的工作。通过对标实践，对照某大型房地产公司的工作规、工作流程体系和相关制度文件，结合综合管理部目前实际工作开展情况，我们发现了行政部门日常工作指引类文件不足这一问题。 关于对标的相关行政管理制度。其文件结构由手册与其支持文件的规定表达了管理公司房地产业务运作的基本要求，根据表达的容不同分为不同层次的文件，包括制度总论、业务管理手册、作业流程、工作指引、标准表单等。其手册制度流程均为流程图，极少文字说明，使人一目了然，并要求其项目公司根据流程手册制定自己的作业流程。 其作业规是支持业务管理手册的第二层次的文件，是对常规的，普遍性的、容较固定的通用流程，结合项目公司实际制定的规与程序。采用跨职能流程图加工作指引的方式进行编制，可以清晰地表达业务作业步骤、作业容、顺序、责任以与特殊情况处理须知等，同时包括需要使用的工作指引和标准表单。 其工作指引和标准表单为第三层次文件，为一般流程作业的支持性文件，对流程中的细则活动起解释、指导、提示、补充和辅助决策作用，也包含一些直接支持业务管理手册的文件和表单，如下所示。 制度总论 制度总论 业务管理手册 标准表单 工作指引 作业流程 （二）对比找差 与公司实际情况对比后发现：对标公司的行政管理制度的第一和第二层次的工作规性文件，基本等同于房地产公司组织管控流程体系的容，所不同的在于其第三层次的作业流程部分，基本由各项目公司自行编制，充分结合项目实际情况，对常规性工作形成流程体系。 而在我们日常实际工作中，项目公司层面上仍有许多工作并未能真正实现书面上的工作流程指引，仅仅依靠流程管控体系文件的精神有时无法解决一些实际上的工作问题。易于理解和可操作是管理制度文件应该达到的要求，而指引类文件可以通过适宜的文件系统结构和表达方式助于优化、规作业过程，明确工作中各个环节的工作责任和工作方法，以与相互间的配合关系。 二、优化管控流程体系文件的方式 通过对标学习，对现状问题的调研和总结，项目上认为需要优化后的程序的每一个环节都需要有一定的规事项，提供清晰的流程，明确的分工。所以流程优化细节的框架容必须包括支撑流程运作的业务组织的流程图、流程优化的目标和原则、具体职责分工、流程运作的整体框架、流程中相关术语和分类定义的解释等，明确优化的整体方向。 （一）确定制作《综合管理手册》 流程优化涉与方方面面的业务流程，为以能够快速进行结果运用为目的，尽快实践优化结果，项目从综合管理口突破，先后从行政、人力资源、党群工作三个方向选取了《接待标准流程》、《绩效管理标准流程》、《企业文化宣传标准流程》等着手开始优化，作为形成《综合管理手册》体系的一部分。 （二）流程优化编制说明 在流程优化的过程中，经过多次对比和操作论证，选取“流程指引图+细节说明+表单”的方式来编制，呈现每一个管控流程的执行方法。此种方式相较单纯的“流程图+表单”模式，更加能细化每一项工作细节。而编制各类标准流程的最终目的也是为了能如“九段秘书”一样,使每一个个体可以根据管控体系文件和指引流程就做好此项工作。 下面以《采购流程标准》为例，简要介绍流程的编制顺序。 1、制作流程指引图 流程指引图不但要清晰的刻画出工作中的每一个规定动作，还要区分出不同状况下的不同选择走向，并用文字说明进行简明工作指引。 首先需要分划出一项工作的不同阶段，然后在每个阶段添加不同的工作动作节点，最后将这些节点以逻辑顺序串联起来，通过添加简要说明，形成标准的流程指引图。 以上图为例，对于一个采购的流程，需要分为“