文书工作和档案管理.pptVIP

文书工作和档案管理;文书整理归档及其意义;文书整理归档的范围和原则;文书整理归档及其意义; 二、文书整理归档的基本原则 1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。 2、准确判定文件的保管期限。 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。;文书整理归档的范围和原则;文书整理归档的方法和步骤; 一、区分全宗 1.全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。 2.立档单位：是指构成档案全宗的国家机关、社会组织、个人或生产建???、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。 一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多个全宗。 ;3.全宗的变化 （1）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总的划分，如单位的合并、撤销、增设等。 （2）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政治性质和基本职能的变化。 （3）以下变化不影响全宗： A.单位名称改变 B.领导关系变更 C.内部组织机构调整 D.工作地点在变更 E.短期停止活动后又恢复 ;4.确定全宗 判断档案所属全宗，关键是确定立档单位——档案形成者。 实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，这样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。;二、全宗的特殊形式; 2.全宗的补充形式 难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根据全宗原则采取某些变通方法。 主要分为三种：“联合全宗” “全宗汇集” “档案汇集” 3.全宗群 ;三、全宗内文件分类;年度分类法; A.文件无明确日期（主要针对残损或出土文件）;组织机构分类法;3.条件： （1）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。 （2）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方法。 （3）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设类并排在最后一类。;问题分类法;复式分类法; （一）确定“件”——归档单位 1、单份文件，即自然件，一份文件为一件； 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。） 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。 5、会议记录应以每次会议作为一件。来文与复文作为一件。 6、有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。 7、转发件与被转发件应视为一件。 8、复制件应和原件作为一件归档。;（二）文件修整 1、修裱破损文件。 2、复制字迹模糊或易退变的文件 3、超大纸张的折叠。 4、去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料;归档文件整理方法 ;归档文件整理方法 ; 人文艺体分院于2007年3月19日开始对2006年度的文书材料进行系统归档，有以下需要归档文件： 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作总结》（06年6月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作总结》（07年2月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作总结》（06年7月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作总结》（07年2月） 请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？;归档文件整理方法 ;必备项目;归档文件整理方法 ; （二）归档章具体的填写方法 1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 2、年度：填写归档文件内容针对的年度。如：一九八八年表示为“1988”，二00二年表示为“2002”，不能简化为“98”、“02”。 3、机构（问题）：参照十大分类的按一级类目填写，如：党群类、行政类、经营类、生产技术类等。 4、期限：即文件的保管期限。如：永久，长期，短期。