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公司档案管理系统操作指导[1] 公司档案管理系统操作指导[1] PAGE / NUMPAGES 公司档案管理系统操作指导[1] 公司档案管理系统操作指导 量子伟业公司档案管理系统依照电子档案管理及利用的特点，提 供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据变换、档案统计、档 案编研、档案销毁、档案损坏、档案扔掉找回、年报管理、库房实体管 理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化阅读、下载、打印等 完满、富强的功能。依照档案管理的分工不一样， 在逻辑上分为信息收集、 业务管理、信息利用、系统设置、安全防范五个部分： 其中“信息收集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包括了用户平常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防范是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统供应的模板定制技术来定制本单位的档案管理系统。 系统的安全防范主要供应对用户接见系统权限的严实管理以及对电子档案数据的安全储藏管理。 系统富强的定制功能使得量子伟业公司能够满足不一样行业、 不一样规模的企（事）业单位的不一样应用。并且由于设计的灵便性，能够让用户自己量身定制，使其更为切合用户自己的需求。 一、信息收集 数据收集部分包括建库、接口引入、数据录入、数据变换、立卷归档等功能。实现不一样本源的各种档案的数据收集录入工作， 是整个 系统档案电子化的入口。现行文件信息能够经过与 OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动收集到预归档库并网上归档；实体纸 质档案、照片档案以及音像档案能够经过扫描、 非线性编写等手段收集到档案库里；以前的历史数据能够经过数据变换引入到档案系统里来。 建立预归档数据库 预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息， 这包括需要预归档的文件、 不用归档的资料， 文件信息本源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵便的对这种情况灵便适应， 系统在建库时供应三个层次的节点管理： （1）分类结点 近似于 Windows 操作系统里的文件夹， 并能够建立下一层分类，系统最多能够支持 64 层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，其实不用于管理详细的数据。 （2）模板结点 用于表示一个管理的种类， 模板里将包括该管理种类的数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页宣布字段等详细管理细则。 3）数据结点 用于建立管理详细数据的数据库，能够依照年度、分类、项目等 任意角度建库，在此库里录入、储藏、管理、利用数据。 建立档案数据库 档案档数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、 财务、照片、音像、实物、专业、特别载体今后任意其他用户需要管 理的档案种类，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基实情似。 详细的数据结点支持项目级、模卷级、文件级以及件盒级管理方式。 数据录入 （1）目录著录 用户在此进行项目、模卷、卷内、件盒级等不一样管理目录的录入工作，系统供应记录增加、插入、删除、编写、检索、排序等操作。为减少录入工作强度，系统供应予下功能加快录入速度： 项目、模卷、卷内目录关系 用户逐级依照项目、模卷、卷内目录录入数据，系统自动关系项现在的模卷、模卷自动关系其下的卷内目录。能够依照档案模板的设置，将上级目录的相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和模卷的起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入记录时自动调整。 指定记录追加携带 使用此功能，可在增加记录时将指定记录的内容自动复制，在此基础上局部更正。 插、删卷状态录入模式 系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除模卷时，系统自动调整模卷号。 字段代码保护 可将常用的有规律的录入字段设置相应代码， 录入时自动产生下拉菜单，选择录入。 信息自动生成 可在系统中设置档号的组成规则以及主题词库， 在著录时系统自动生成档号、主题词能够经过解析主题词库实现自动标引。 自动查重 系统供应自动查重功能，出现重复信息，系统自动提示。 批量更正、批量删除 系统可对用户选择的一批数据进行一致操作，包括批量更正内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。 2）文件扫描 用户能够在本模块中对纸质档案进行扫描，依照命名规则，系统自动 生成文件名。能够对扫描文件进行图像办理 ( 非标准版本功能 ) ，包括纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。 3）电子文件挂接单个记录文件上传 将记录对应的文件自动上传到服务器，并且与目录做好对应。批量挂接 依照文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，并且批量与目 录做好对应。 数据变换 （1）数据转入 将外面的数据按必然规则转入到当前的档案管理系统中来。 本系统所供应的数据变换功能可支持多种数据库， 能够把不一样档案 整理形