销售与收款循环内部控制的主要内容.pdf

我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了 S 公司销售与收款循环的主要控制流程， 并已与财务经理×××、销售经理×××确认下列所述内容。 1. 有关职责分工的政策和程序 S 公司建立了下列职责分工政策和程序： （1）不相容职务相分离。主要包括：订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审 批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。 （2 ）各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理 销售与收款业务的全过程。 2. 主要业务活动介绍 （1）销售 1）新顾客 如果是新顾客， 他们需要先填写“顾客申请表”， 销售经理×××将进行顾客背景调查， 获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等， 填写“新顾客基本情况表”， 并附相 关资料交至信用管理经理×××审批。 信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下， 给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元；若高于该标准，应经总经理×××审批。 根据经恰当审批的新顾客基本情况表，信息管理员×××将有关信息输入 Y 系统，系 统将自动建立新顾客档案。 完成上述流程后，新顾客即可与公司进行业务往来，向 S 公司发出采购订单。 对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款， 信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。 2 ）现有顾客 收到现有顾客的采购订单后， 业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以 及至今尚欠的账款余额进行检查， 经销售经理×××审批后， 交至信用管理经理×××复核。 如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理×××审批。 3 ）签订合同 经审批后，授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。 信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入 Y 系统，由系统自动生成 连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态） 。每周，信息管理员×××核对本 周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。 每周， 应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同， 并与销售订单核对， 编 制销售信息报告。 如有不符， 应收账款记账×××将通知信息管理员×××， 与其共同调查 该事项。 业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息， 与技术经理×××、 生产经理 ×××、 财务经理×××分别确认技术、 生产和质量标准以及收款结汇方式， 由生产计划经 理×××制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款，则在收到信用证后开始投入生产； 如果采用预收货款方式，则在收到 30% 的货款后投入生产。 开始生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。 [ 注：生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（ SCL）。] （2 ）记录应收账款 1）记录应收账款 产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。 信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日 期，开具连续编号的销售发票（出口发票一式六联发票） ，交销售经理×××审核，发票存 根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。 报关部单证员×××收到销售发票后办理报关手续， 办妥后通知业务员×××在系统内 填写出运通知单， 确定装船时间。 出运通知单单的编号在业务员×××输